Uma organização pública está revisando sua política de gestão documental para atender às exigências da Lei nº 12.527/2011 – Lei de Acesso à Informação – e garantir a eficiência no uso de recursos. Durante a análise, foram identificados os seguintes problemas: 1.Documentos digitais de grande volume não estão classificados corretamente, dificultando o acesso rápido às informações. 2. Suportes físicos, como pastas e caixas, apresentam deterioração devido ao armazenamento inadequado em locais úmidos. 3.Documentos confidenciais estão sendo armazenados sem criptografia em sistemas digitais, expondo informações sensíveis. 4.O descarte de documentos não segue critérios claros de temporalidade, gerando custos desnecessários de armazenamento. Considerando o cenário, julgue a adequação das orientações para ações de melhoria apresentadas pela equipe responsável e marque V para as verdadeiras e F para as falsas. ( ) A implementação de um plano de classificação documental com uso de metadados é essencial para melhorar a recuperação de informações e garantir a eficiência na gestão documental. ( ) A deterioração dos suportes físicos pode ser solucionada com a digitalização de todos os documentos, eliminando a necessidade de manutenção do acervo físico. ( ) A proteção de documentos confidenciais em formato digital exige a aplicação de políticas de segurança da informação, como o uso de criptografia e controle de acesso. ( ) A adoção de uma tabela de temporalidade e destinação documental é necessária para orientar o descarte ou preservação dos documentos, conforme as legislações vigentes. A sequência está correta em
- A)F, F, F, V.
Errada, porque a primeira, a terceira e a quarta assertivas estão corretas, então não pode haver tanta negação na sequência.
- B)V, F, V, V.
Certa, pois reconhece a utilidade do plano de classificação e dos metadados, rejeita a ideia de que digitalizar elimina a gestão do físico, e acerta ao exigir criptografia e tabela de temporalidade.
- C)V, V, F, F.
Errada, porque a primeira assertiva é verdadeira e a terceira também é verdadeira, então a sequência não bate com a análise jurídica e arquivística correta.
- D)F, V, V, F.
Errada, porque a segunda assertiva é falsa e a quarta também é verdadeira, além de a primeira não ser falsa.
Gabarito: B
A questão mistura gestão documental com acesso à informação, e aqui a lógica é simples: documento bem classificado é documento que se encontra rápido. A Lei nº 12.527/2011, junto com o Decreto nº 7.724/2012, reforça a necessidade de organização da informação para facilitar o acesso, a transparência e a eficiência administrativa. Por isso, a ideia de usar plano de classificação e metadados faz todo sentido, porque eles ajudam a identificar, recuperar e controlar documentos, especialmente em ambientes digitais com grande volume de dados. Já a segunda afirmativa escorrega feio: digitalizar tudo não elimina a necessidade de cuidar do acervo físico. A digitalização ajuda, mas não faz milagre de arquivo. Documentos físicos ainda precisam de condições adequadas de guarda, conservação e controle, porque a administração pública não pode simplesmente jogar fora o suporte original sem observar normas arquivísticas e regras de preservação. A terceira afirmativa está correta porque documentos confidenciais exigem proteção real, não fé no acaso. Em sistemas digitais, segurança da informação envolve criptografia, controle de acesso, autenticação e outras medidas de proteção, especialmente quando há dados sensíveis. A própria lógica da LAI não é expor tudo sem critério, mas compatibilizar publicidade com sigilo legal quando necessário. Por fim, a tabela de temporalidade e destinação documental é indispensável. Ela define quanto tempo cada documento deve ser guardado e qual destino receberá depois - eliminação ou recolhimento para guarda permanente - evitando acúmulo inútil e custos desnecessários. Por isso, o gabarito B está correto: V, F, V, V.