As afirmativas a seguir identificam corretamente procedimentos secretariais necessários para assegurar a produtividade de uma reunião, a exceção de uma. Assinale-a.
- A)Informar os participantes sobre os objetivos, horário e local da reunião a fim de garantir suas presenças.
Está certa, porque comunicar objetivos, horário e local ajuda a garantir presença e alinhamento dos participantes.
- B)Visitar previamente o ambiente em que será realizada a reunião para certificar-se da disponibilização dos recursos necessários.
Está certa, pois visitar o ambiente antes permite verificar recursos, disposição do espaço e eventuais ajustes necessários.
- C)Reservar com antecedência o local da reunião a fim de garantir a circulação de terceiros no ambiente.
Está errada, porque a reunião deve ser realizada em ambiente controlado e reservado, não com circulação de terceiros.
- D)Coordenar a elaboração da ata e do material resultado do encontro, para garantir sua consulta posterior.
Está certa, pois a ata e os materiais resultantes garantem registro, consulta posterior e continuidade das deliberações.
Gabarito: C
Em organização de reuniões, a atuação secretarial não se limita a marcar data e enviar convite. Ela também envolve preparar o ambiente, alinhar os participantes, garantir os recursos necessários e registrar o que foi deliberado, para que a reunião produza resultado e não apenas cafezinho e boa vontade. Por isso, informar objetivos, horário e local, visitar previamente o espaço e providenciar a ata fazem parte do roteiro básico de produtividade. A alternativa que foge dessa lógica é a que fala em reservar o local para garantir a circulação de terceiros. Isso está na contramão do que se espera de uma reunião produtiva: o ambiente deve ser reservado e controlado, com privacidade, tranquilidade e sem interrupções externas. Em vez de facilitar a presença de terceiros, o ideal é restringi-la ao necessário. Na prática, o secretariado atua como apoio de organização e método, prevenindo falhas de comunicação e de estrutura. Esse cuidado é coerente com boas práticas administrativas amplamente ensinadas em Secretariado, como planejamento prévio, checagem de recursos, confirmação de presença e registro posterior das decisões. Então, o gabarito está na alternativa C porque ela descreve um procedimento incompatível com a boa condução de reunião. Se você viu algo que aumenta a circulação de terceiros no ambiente, desconfie: reunião eficiente gosta de ordem, não de entra-e-sai.