Durante a realização de telefonemas, o recepcionista deve organizar chamadas e anotar informações. Indique a alternativa CORRETA que mostra essa organização:
- A)Anotar o nome do interlocutor, o motivo da ligação e o setor relacionado, para evitar repetições de contato e perdas de recado.
Correta: registra os dados essenciais da ligação e ajuda a encaminhar corretamente o recado e o setor responsável.
- B)Gravar clandestinamente as conversas para distribuir entre os funcionários, tornando o processo livre de mal-entendidos.
Errada: gravação clandestina viola privacidade e sigilo, além de não ser procedimento adequado de atendimento.
- C)Transferir o telefonema a qualquer servidor aleatório, alegando que a equipe inteira tem obrigação de saber o assunto.
Errada: o telefonema deve ser encaminhado ao setor ou servidor competente, não a alguém aleatório.
- D)Solicitar que cada usuário só ligue no horário de almoço, quando o movimento no balcão é menor.
Errada: impor horário de almoço para ligações prejudica o atendimento e não organiza, apenas atrapalha o fluxo.
Gabarito: A
Em telefonemas na recepção, a ideia não é só atender: é filtrar, registrar e encaminhar corretamente, para que a informação não se perca pelo caminho. Em concurso, isso aparece como organização do atendimento, com anotações objetivas sobre quem ligou, o que queria e para qual setor a demanda deve seguir. A lógica é simples: quanto mais claro o registro, menor a chance de retrabalho, de recados repetidos e de aquele famoso "ninguém sabe de nada". O recepcionista funciona como uma ponte entre o público e a instituição, então precisa anotar dados essenciais e passar a informação com fidelidade. A alternativa A está correta porque descreve exatamente essa prática: identificar o interlocutor, registrar o motivo da ligação e indicar o setor relacionado. Isso permite controle do atendimento, melhora a comunicação interna e evita perdas de recado. Do ponto de vista doutrinário de secretariado, esse procedimento faz parte das rotinas de atendimento telefônico e gestão de informações. Além disso, gravar conversas sem consentimento, sair transferindo aleatoriamente ou concentrar ligações em horário inadequado contrariam a boa prática administrativa e, em alguns casos, até regras de sigilo e privacidade.