Certo órgão do Poder Judiciário enfrentava atrasos no processo de emissão de certidões solicitadas por cidadãos e por advogados. O fluxo de emissão de referidos documentos envolvia as seguintes etapas: protocolo, análise documental, consulta aos sistemas internos e validação final pelo setor responsável, e, ainda, resultava em atrasos que geravam insatisfação entre os usuários e comprometiam a transparência e a eficiência dos serviços prestados. Para resolver o problema, o órgão decidiu adotar a metodologia de Business Process Management (BPM). Com base no ciclo BPM, corresponde à fase em que são definidos formalmente os objetivos e as entregas do processo, estruturando as atividades em um fluxo lógico, considerando os relacionamentos entre elas, bem como a identificação das competências e dos recursos necessários para sua execução:
- A)Análise.
Análise é a fase de entender o processo atual e identificar problemas, não a de definir formalmente o fluxo desejado.
- B)Desenho.
Desenho é a etapa em que o processo é modelado com objetivos, entregas, atividades, recursos e responsabilidades, exatamente como descreve o enunciado.
- C)Implantação.
Implantação é a fase de colocar o processo desenhado em prática, não de estruturá-lo logicamente no papel.
- D)Planejamento.
Planejamento é uma etapa mais ampla de organização do trabalho, mas o enunciado descreve especificamente a modelagem formal do processo, que é desenho.
- E)Monitoramento.
Monitoramento serve para acompanhar indicadores e desempenho depois da execução, não para definir a estrutura do processo.
Gabarito: B
No BPM, a ideia não é só "arrumar" o processo, mas enxergá-lo como algo que pode ser pensado, desenhado, executado, medido e melhorado. Em geral, o ciclo de BPM passa por etapas como planejamento, análise, desenho, implantação, monitoramento e refinamento. Cada fase tem sua função, e a banca gosta de trocar os conceitos para testar se você sabe o papel de cada uma. Aqui, a questão descreve a fase em que o processo é organizado de forma formal: define-se o objetivo, as entregas, a sequência lógica das atividades, as responsabilidades e os recursos necessários. Isso é típico do desenho do processo, porque é nesse momento que você modela como o trabalho deve acontecer na prática, antes de colocar tudo para rodar. Pense assim: análise olha o processo como ele é; desenho mostra como ele deve ficar; implantação coloca em funcionamento; monitoramento acompanha os resultados. A lógica da questão bate exatamente com desenho, porque ela fala em estruturar atividades em fluxo lógico e identificar competências e recursos. Então, o gabarito B está correto porque essa é a etapa de blueprint do processo, ou seja, a planta do processo antes da execução. Em BPM, é nessa hora que o órgão deixa de sofrer apenas com o problema e começa a projetar a solução de forma organizada.