Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna abaixo. Em uma Delegacia, por tratar de informações sensíveis à vida dos cidadãos, é imprescindível que haja mecanismos que permitam controlar a tramitação dos documentos de forma que seja possível acompanhar seus andamentos evitando possíveis perdas de documentos durante a resolução de cada caso. Essa atividade de controle é chamada de protocolo e deve ocorrer EXCLUSIVAMENTE na fase _______________________ do ciclo de vida dos documentos.
- A)intermediária
Errada: a fase intermediária é para guarda e avaliação de documentos com uso menos frequente, não para controle cotidiano da tramitação.
- B)permanente
Errada: fase permanente é a etapa de preservação definitiva de documentos de valor histórico, sem rotina de protocolo.
- C)definitiva
Errada: "definitiva" não é a fase em que ocorre o controle de tramitação, pois nela o documento já teve sua destinação consolidada.
- D)corrente
Certa: o protocolo acompanha a movimentação dos documentos na fase corrente, quando eles ainda estão em uso administrativo.
- E)final
Errada: fase final é uma ideia genérica de encerramento da vida documental, mas o protocolo atua antes, durante o uso ativo.
Gabarito: D
No ciclo de vida dos documentos, o protocolo é a atividade que registra, controla a entrada, a saída e a tramitação dos documentos dentro do órgão. Pense nele como o "rastreador" oficial: ele evita que o papel some no caminho e permite saber onde o documento está, quem recebeu e o que foi feito com ele. Esse controle faz sentido principalmente quando o documento ainda está sendo usado com frequência para resolver um assunto em andamento. Por isso, o protocolo atua na fase corrente, isto é, na fase em que o documento é consultado e movimentado para atender às atividades administrativas do dia a dia. A lógica é simples: se o documento já saiu do uso rotineiro e foi para guarda intermediária ou permanente, ele já não está mais em tramitação ativa. Aí o protocolo deixa de ser o protagonista da história. Na prática, protocolo e fase corrente caminham juntos, porque é ali que nasce, circula e é acompanhado o documento enquanto ele ainda tem valor administrativo imediato. Então, a lacuna da questão só pode ser preenchida com "corrente". Em termos doutrinários, isso bate com a gestão de documentos prevista na arquivologia: o controle de tramitação integra a fase de produção/uso corrente, antes da destinação final. A Lei nº 8.159/1991 também trabalha com a ideia de gestão documental como controle de produção, uso e destinação dos documentos.