A gestão de documentos é o processo que envolve a criação, classificação, arquivamento, busca e eliminação de documentos, tanto físicos quanto digitais, de acordo com as políticas e regulamentações da organização. Assinale a alternativa que faz a descrição correta do procedimento de protocolo e arquivamento de documentos em uma empresa.
- A)O protocolo de documentos é realizado unicamente pelo setor de recursos humanos, enquanto a responsabilidade pelo arquivamento fica com o setor financeiro.
Errada, porque protocolo e arquivamento não são funções exclusivas de setores específicos como RH ou financeiro.
- B)O protocolo de documentos diz respeito apenas à assinatura de documentos importantes, enquanto o arquivamento é feito exclusivamente de forma digital.
Errada, porque protocolo não é só assinatura e arquivamento não é exclusivamente digital.
- C)O protocolo de documentos é aplicado apenas para documentos internos, enquanto os documentos externos não precisam ser registrados ou armazenados.
Errada, porque documentos internos e externos podem e devem ser registrados conforme a rotina institucional.
- D)O protocolo de documentos não é necessário quando o arquivamento é feito digitalmente, pois os documentos ficam acessíveis pela internet.
Errada, porque o fato de o documento ser digital não elimina a necessidade de protocolo e controle.
- E)O protocolo de documentos abrange a recepção, registro e controle de entrada e saída de papéis, enquanto o arquivamento refere-se à organização e preservação desses documentos conforme critérios estabelecidos.
Certa, porque descreve corretamente o protocolo como recepção, registro e controle, e o arquivamento como organização e preservação dos documentos.
Gabarito: E
Na gestão de documentos, o protocolo funciona como a porta de entrada e de saída do documento na organização. É nele que ocorre a recepção, o registro, a distribuição e o controle do andamento, para que o documento não vire um "papel sem dono" rodando por aí. Em geral, isso vale para documentos físicos e digitais, seguindo as normas internas e as rotinas administrativas da empresa. Depois do protocolo, vem o arquivamento, que é a organização dos documentos de acordo com critérios definidos, como assunto, data, espécie documental ou setor produtor. A ideia é garantir recuperação rápida, preservação e controle do ciclo de vida documental, especialmente nos arquivos corrente e intermediário. Por isso a alternativa E está correta: ela descreve bem duas etapas distintas e complementares. O protocolo cuida do fluxo e do controle de entrada e saída; o arquivamento cuida da guarda organizada e da preservação conforme critérios estabelecidos. Isso está em linha com a doutrina arquivística clássica, como a gestão de documentos prevista no contexto da Lei 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos e da importância do tratamento documental na administração pública e privada. As outras alternativas erram porque reduzem o protocolo a um setor, a uma assinatura, ou dizem que ele desaparece no digital. Na prática, digital ou físico, documento continua precisando de registro, controle e organização. A tecnologia muda a ferramenta, não apaga a lógica arquivística.