Em uma instituição, uma determinada atividade é realizada utilizando três formulários com duas cópias cada. Cabe julgar se esse processo pode ser otimizado de forma a gerar menos documentos. Essa atividade é prevista na gestão de documentos na fase de:
- A)seleção;
Errada, porque seleção é etapa ligada à escolha do que será preservado ou eliminado, não à criação do documento.
- B)produção;
Certa, porque a racionalização do número de formulários e cópias faz parte da fase de produção dos documentos.
- C)utilização;
Errada, porque utilização se relaciona ao uso corrente do documento na rotina administrativa, não ao controle de sua geração.
- D)avaliação;
Errada, porque avaliação é a análise do valor dos documentos para decidir seu destino, e não a otimização da sua produção.
- E)destinação.
Errada, porque destinação ocorre depois da avaliação e trata do encaminhamento final do documento, como eliminação ou recolhimento.
Gabarito: B
Na gestão de documentos, a fase de produção é aquela em que o documento nasce. Aqui entra tudo o que envolve elaborar, redigir, preencher, reproduzir e controlar a criação dos documentos, para evitar excesso de papéis e cópias desnecessárias. É a lógica do “produzir certo desde o começo”, antes que a burocracia vire um arquivo ambulante. Quando o enunciado fala que uma atividade usa três formulários com duas cópias cada e pergunta se isso pode ser otimizado para gerar menos documentos, ele está falando justamente de racionalização na criação dos documentos. Ou seja, a preocupação é com o momento em que o documento é produzido, não com sua guarda posterior ou eliminação. Na arquivologia, a gestão de documentos costuma ser dividida em fases ligadas ao ciclo de vida documental, com destaque para produção, utilização e destinação. A produção envolve o controle da quantidade, formato e fluxo documental. Já destinação, avaliação, seleção e outras etapas aparecem mais adiante, quando o documento já existe e vai ser analisado, guardado ou eliminado. Por isso, o gabarito é a letra B. A banca quer que você perceba que reduzir formulários e cópias é medida típica de produção documental, porque trata do desenho do documento e da sua geração com economia e eficiência. É o famoso “antes de imprimir tudo, pense se precisa mesmo”.