Um conjunto documental foi recebido do departamento de planejamento, recolhido ao arquivo permanente da instituição. Respeitando os princípios da proveniência e da ordem original, o(s) procedimento(s) a ser(em) seguido(s) no arquivo permanente deve(m) ser:
- A)avaliar os documentos antes de organizá-los;
Errada, porque a avaliação elimina documentos antes da organização final, e no arquivo permanente o foco é preservar e tratar o conjunto já recolhido, não avaliar antes de organizar esse acervo específico.
- B)criar uma organização original, diferente da do departamento de origem;
Errada, porque a organização não pode ser recriada de forma diferente da original, já que isso viola a ordem original e pode comprometer a proveniência.
- C)manter esse conjunto de documentos com uma ordenação separada da dos de outros departamentos;
Certa, porque o conjunto documental deve permanecer separado dos documentos de outros departamentos, preservando a proveniência e a integridade do fundo.
- D)separar os documentos do departamento em questão pelos assuntos e inserir nos mesmos assuntos dos outros departamentos que já foram recolhidos;
Errada, porque separar por assunto e misturar com documentos de outros departamentos quebra a proveniência e descaracteriza a ordem original.
- E)separar os documentos do departamento em questão pelos anos e juntar com os dos mesmos anos dos outros departamentos que já foram recolhidos.
Errada, porque separar por ano e juntar com documentos de outros departamentos também mistura fundos distintos e ignora o produtor documental.
Gabarito: C
Em arquivo permanente, o documento não vira uma “salada de pastas”. A lógica aqui continua sendo a do respeito à proveniência, isto é, manter juntos os documentos produzidos e acumulados por uma mesma entidade ou setor, sem misturar com os de outros produtores. Além disso, a ordem original deve ser preservada, ou seja, a forma como o conjunto foi organizado no órgão de origem não deve ser reescrita arbitrariamente no arquivo permanente. Na prática, isso significa que o conjunto documental do departamento de planejamento deve permanecer separado dos fundos ou conjuntos de outros departamentos, mantendo sua identidade própria. O arquivo permanente recebe, trata e descreve esse material, mas não deve desmontar a estrutura de origem para reorganizar por assunto ou por data como se todos os documentos tivessem nascido no mesmo lugar. Por isso, o gabarito é a letra C. Ela expressa exatamente a ideia de manter a separação do conjunto documental em relação aos demais departamentos, preservando a proveniência e a ordem original. Esse é um dos pilares clássicos da Arquivologia, muito cobrado em prova quando a banca quer ver se voce sabe diferenciar arquivo de biblioteca e de um “arquivo temático” improvisado. Se quiser guardar a regra de ouro: no permanente, primeiro respeite quem produziu o documento e como ele foi organizado na origem; depois, pense em classificação, descrição e acesso. Reordenar por assunto ou misturar fundos pode até parecer arrumado, mas em Arquivologia isso costuma ser um erro.