A gestão de documentos tem suas atividades distribuídas em fases. Entre essas fases, a que inclui as atividades de controle do trâmite dos documentos é a de:
- A)produção;
Errada, porque a produção trata da criação do documento, e não do controle do seu trâmite.
- B)utilização;
Certa, pois a utilização inclui o controle da circulação, do acesso e do trâmite dos documentos.
- C)protocolo;
Errada, porque protocolo é uma unidade/atividade de recebimento, registro e distribuição, mas não nomeia a fase da gestão documental pedida pela questão.
- D)destinação;
Errada, pois destinação é a etapa final, ligada à eliminação ou ao recolhimento dos documentos.
- E)implantação.
Errada, porque implantação se refere à implementação de sistemas ou rotinas de gestão, e não às fases clássicas da gestão de documentos.
Gabarito: B
Na gestão de documentos, as atividades costumam ser organizadas em fases que acompanham a vida do documento dentro da administração. Em linhas gerais, você pensa em produção, utilização e destinação. A ideia é simples: primeiro o documento nasce, depois ele circula e é usado, e por fim recebe um destino final, como eliminação ou recolhimento. A questão foi certeira ao cobrar a fase de utilização, porque é justamente nela que aparecem as atividades de controle do trâmite, do acesso, da organização e da recuperação dos documentos. Em outras palavras, é a fase em que o documento está em movimento na rotina do órgão, indo de um setor para outro, sendo consultado e controlado. Se ele fosse um pacote, aqui seria a etapa do rastreamento da entrega. Isso se conecta à doutrina arquivística clássica, que trata a gestão documental como o conjunto de procedimentos voltados à produção, tramitação, uso, avaliação e destinação dos documentos. A Lei nº 8.159/1991 também dá base para essa visão ao orientar a gestão de documentos como política de racionalização e controle ao longo do ciclo documental. Por isso, quando a banca fala em controle do trâmite dos documentos, ela está apontando para a fase de utilização. É nessa etapa que a administração controla o caminho que o documento percorre e garante que ele seja encontrado, usado e acompanhado sem virar bagunça de gaveta.