Devido às diferenças entre os usos e valores dos documentos, eles devem ser avaliados para determinar a sua temporalidade e sua eliminação. É correto afirmar que isso acontece da seguinte forma:
- A)certos documentos são eliminados ainda no arquivo corrente;
Correta: alguns documentos podem ser eliminados ainda no arquivo corrente, se a avaliação e a tabela de temporalidade indicarem prazo curto de guarda.
- B)os documentos são eliminados ao passarem para o arquivo permanente;
Errada: a passagem para o arquivo permanente não é momento de eliminação, pois ali ficam os documentos de valor histórico/probatório.
- C)os documentos são eliminados apenas após o prazo de permanência no arquivo intermediário;
Errada: a eliminação não ocorre apenas depois do arquivo intermediário, porque alguns documentos podem ser descartados antes, inclusive na fase corrente.
- D)os documentos são eliminados após cumprirem o prazo de permanência no arquivo permanente;
Errada: no arquivo permanente não se elimina documento por rotina, já que essa fase é destinada à preservação definitiva.
- E)certos documentos são eliminados depois de cinco anos no arquivo permanente.
Errada: não existe regra geral de eliminação após cinco anos no arquivo permanente; o prazo depende da tabela de temporalidade e do valor do documento.
Gabarito: A
Na gestão de documentos, a ideia central é simples: nem todo papel, arquivo digital ou processo precisa viver para sempre. Antes de decidir o destino final de um documento, ele passa por avaliação, que define prazo de guarda, valor administrativo, legal, fiscal e histórico, e também se ele será eliminado ou recolhido para guarda permanente. Essa lógica aparece na gestão de documentos prevista pela Lei 8.159/1991 e é detalhada na teoria arquivística clássica, especialmente na fase corrente, intermediária e permanente. O ponto-chave é que a eliminação pode acontecer antes da fase permanente, quando o documento já cumpriu sua função administrativa, legal ou fiscal e não tem valor histórico que justifique preservação. Em termos práticos, isso normalmente ocorre após o prazo estabelecido na tabela de temporalidade, muitas vezes depois da passagem pelo arquivo intermediário, mas não obrigatoriamente apenas nesse momento. Há documentos que podem ser descartados ainda na fase corrente, se a tabela assim prever e se já tiverem cumprido sua finalidade imediata. Por isso, o gabarito A está correto: certos documentos são eliminados ainda no arquivo corrente. Isso acontece porque alguns documentos têm valor muito curto e não precisam ficar esperando anos em uma prateleira para serem descartados. A avaliação documental é justamente o instrumento que separa o que deve ser guardado do que pode seguir para eliminação, respeitando os prazos definidos pela instituição. Em resumo: arquivo corrente não é sinônimo de "guardar tudo". Se o documento perdeu utilidade, não possui obrigação de guarda e a tabela de temporalidade autoriza, ele pode ser eliminado já nessa fase. A banca gosta muito de testar essa diferença entre eliminação e guarda permanente, então vale lembrar que permanência não é etapa obrigatória para todo documento.