A elaboração de uma tabela de temporalidade de documentos deve seguir alguns padrões. Para que ela atenda os seus objetivos, é necessário que constem as seguintes informações:
- A)suporte, localização física;
Errada, porque suporte e localização física podem ajudar na descrição ou controle, mas não são o conteúdo essencial de uma tabela de temporalidade.
- B)código de assunto, quantificação;
Errada, porque código de assunto e quantificação não substituem os prazos de guarda e a destinação documental.
- C)instrumento de pesquisa, suporte;
Errada, porque instrumento de pesquisa e suporte são elementos ligados à descrição e acesso, não à temporalidade.
- D)localização física, tabela de equivalência;
Errada, porque localização física e tabela de equivalência não compõem o núcleo funcional da tabela de temporalidade.
- E)prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário, destinação.
Certa, porque a tabela de temporalidade deve indicar os prazos de guarda no arquivo corrente e no intermediário, além da destinação final dos documentos.
Gabarito: E
A tabela de temporalidade é o instrumento que organiza o ciclo de vida dos documentos, mostrando por quanto tempo cada documento fica no arquivo corrente e no intermediário, e qual será sua destinação final. Em outras palavras, ela responde a pergunta prática que todo arquivo precisa fazer: guardar, transferir ou eliminar? Sem isso, o acervo vira uma gaveta sem fundo. Pela lógica da gestão de documentos, a tabela deve trazer informações que permitam identificar a série documental, definir os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e indicar a destinação, que pode ser eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Isso está em sintonia com a Lei nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos, e com as práticas consolidadas pela teoria das três idades. Por isso, o gabarito é a letra E. Ela é a única que traz os elementos centrais de uma tabela de temporalidade: prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário e a destinação documental. Sem esses dados, a tabela perde sua função principal, que é racionalizar a guarda e evitar tanto o acúmulo inútil quanto a eliminação apressada. As demais alternativas misturam características que podem existir em outros instrumentos arquivísticos, mas não são o núcleo da tabela de temporalidade. A banca costuma cobrar justamente essa distinção: uma coisa é identificar ou descrever documentos, outra é definir seu tempo de permanência e seu destino.