Considere o seguinte extrato de um exemplo de classificação: 3 – Diretoria Administrativa e Financeira 3.3 – Gerência Administrativa e de Recursos Humanos 3.3.1 – Departamento de Pessoal O referido exemplo foi elaborado com base no método:
- A)assunto;
Errada, porque o método por assunto organiza documentos pelo conteúdo temático, e o exemplo mostra níveis de estrutura administrativa, não temas.
- B)funcional;
Errada, porque o método funcional classifica conforme as funções desempenhadas pela instituição, enquanto aqui a organização está explicitamente hierarquizada por unidades administrativas.
- C)ideográfico;
Errada, porque o método ideográfico também se relaciona à classificação por ideias ou assuntos, e não à estrutura orgânica da instituição.
- D)estrutural;
Certa, porque o exemplo segue a hierarquia interna da organização, com diretoria, gerência e departamento, caracterizando o método estrutural.
- E)alfabético.
Errada, porque o método alfabético ordena documentos pelas letras do nome ou título, o que não aparece no esquema numerado apresentado.
Gabarito: D
A questão explora os métodos de classificação documental, que servem para organizar os documentos de acordo com um critério lógico e previamente definido. Em Arquivologia, isso ajuda você a localizar, controlar e recuperar documentos com rapidez, especialmente nos arquivos corrente e intermediário, onde a gestão documental precisa funcionar sem drama. No extrato apresentado, a estrutura mostra níveis hierárquicos de uma organização: Diretoria, Gerência e Departamento. Esse tipo de arranjo não classifica pelo assunto do documento, nem por ordem alfabética, nem por categorias ideográficas. Ele segue a própria estrutura administrativa da instituição, isto é, a forma como os setores estão organizados internamente. Por isso, o gabarito é a alternativa D, estrutural. O método estrutural, também chamado orgânico em muitas abordagens doutrinárias, usa a estrutura funcional ou organizacional do órgão como base para a classificação, respeitando os níveis hierárquicos e as unidades administrativas. É exatamente o que aparece no exemplo: 3, 3.3, 3.3.1 indicam uma divisão em camadas da estrutura institucional. Na prática, esse é o tipo de classificação muito usado em planos de classificação, que integram a gestão de documentos prevista na Lei nº 8.159/1991 e nas orientações arquivísticas do CONARQ. A lógica é simples: se o documento nasceu em um setor, ele vai ser classificado dentro da estrutura daquele setor, e não jogado numa prateleira mental de assuntos soltos.