Uma organização social com atividades voltadas para o meio ambiente acumula um acervo arquivístico que está parte em papel e parte em meio digital, apesar de terem os mesmos conteúdos. Para a documentação em meio digital, que se encontra nos computadores dos colaboradores e na rede interna, o tratamento a ser dado seria:
- A)imprimir todo o acervo que se encontra em meio digital;
Errada, porque imprimir documentos digitais não resolve a gestão arquivística e ainda desconsidera as vantagens e especificidades do meio eletrônico.
- B)elaborar um plano de classificação próprio, diferente dos usados para o acervo em papel;
Errada, porque documentos com o mesmo conteúdo e mesma função devem seguir o mesmo plano de classificação, independentemente do suporte.
- C)usar o mesmo plano de classificação utilizado para os documentos em papel;
Certa, porque o plano de classificação decorre da função e da atividade que gerou o documento, não do suporte em papel ou digital.
- D)usar plano de classificação em parte do acervo digital;
Errada, porque não se deve fragmentar a classificação do acervo entre papel e digital quando ambos registram a mesma documentação.
- E)nenhum, pois os documentos digitais não precisam de classificação.
Errada, porque documentos digitais também precisam ser classificados para garantir organização, recuperação e gestão arquivística.
Gabarito: C
Em Arquivologia, quando um documento existe em papel e também em meio digital, mas com o mesmo conteúdo e a mesma função administrativa, você não cria dois mundos separados. A lógica arquivística pede respeito à origem e à organicidade do conjunto documental, então a classificação deve acompanhar a atividade que gerou os documentos, e não o suporte em que eles estão guardados. Na prática, isso significa que o plano de classificação usado para os documentos em papel também deve ser aplicado aos documentos digitais. O que muda é o suporte e, muitas vezes, a forma de armazenamento ou recuperação, mas não a estrutura intelectual de organização. Se a documentação trata da mesma função, do mesmo assunto e da mesma série documental, a classificação precisa ser a mesma para manter a unidade do arquivo. Esse raciocínio está totalmente alinhado com a teoria das três idades e com os princípios arquivísticos clássicos, especialmente o da proveniência e o do respeito à ordem original. A classificação não é feita para facilitar o computador ou o armário, e sim para refletir a estrutura e as atividades da संस्था. Por isso, imprimir tudo não resolve nada, criar outro plano só para o digital bagunça a lógica, e deixar sem classificação seria praticamente decretar o caos com carimbo oficial. Logo, a alternativa correta é a que mantém o mesmo plano de classificação para os documentos em papel e digitais, porque a classificação arquivística recai sobre a função e o contexto de produção documental, não sobre o suporte.