Uma equipe de consultoria em organização de arquivos começou a trabalhar em uma empresa pública que funciona desde 1973. Encontrou uma massa documental acumulada, em que não foram feitas a classificação nem a avaliação na idade corrente, e que está desorganizada. O procedimento para a eliminação de documentos, seguindo os preceitos arquivísticos e a legislação pertinente, deve ser:
- A)a guarda da totalidade dos documentos, com terceirização da guarda;
Errada, porque guardar tudo com terceirização não substitui a avaliação documental nem resolve a eliminação legalmente fundada.
- B)a digitalização da totalidade dos documentos e o descarte dos originais;
Errada, porque digitalizar não autoriza o descarte automático dos originais, já que a eliminação depende de critérios arquivísticos e legais próprios.
- C)a microfilmagem da totalidade dos documentos e o descarte dos originais;
Errada, porque microfilmar tudo e descartar os originais também não dispensa a avaliação e a autorização arquivística para eliminação.
- D)a eliminação por amostragem, com base na quantidade de documentos acumulados;
Errada, porque eliminação por amostragem não é procedimento válido para definir descarte documental em massa documental acumulada.
- E)a pesquisa dos prazos de guarda com base na legislação e em entrevistas, a partir de levantamento feito nos documentos.
Certa, porque a massa acumulada precisa ser estudada, com levantamento, pesquisa de prazos de guarda e entrevistas, para embasar a avaliação e a eliminação conforme a legislação e os instrumentos arquivísticos.
Gabarito: E
Quando uma instituição encontra uma massa documental acumulada, o primeiro impulso pode ser querer “limpar tudo” de uma vez. Mas arquivo não é porão: antes de eliminar qualquer coisa, você precisa entender o que foi produzido, em qual contexto e qual prazo de guarda se aplica. Se não houve classificação nem avaliação na fase corrente, não existe base segura para sair descartando documentos no atacado. Na prática arquivística, a eliminação deve ser precedida por identificação/levantamento documental, pesquisa dos prazos de guarda na legislação e consulta aos setores produtores, inclusive por entrevistas, para reconstruir funções, atividades e a lógica de produção. Isso permite relacionar os documentos à tabela de temporalidade e ao plano de classificação, que são os instrumentos que sustentam a avaliação. A lógica é simples: documento público não é eliminado porque está velho ou porque ocupa espaço. Ele só pode ser eliminado quando houver respaldo em tabela de temporalidade aprovada e em procedimento formal de avaliação, como orienta a doutrina arquivística e a legislação aplicada aos arquivos públicos e privados, especialmente a Lei 8.159/1991. Sem isso, a eliminação vira descarte irregular, e não gestão arquivística. Por isso, a alternativa correta é a que fala em pesquisar os prazos de guarda com base na legislação e em entrevistas, a partir de levantamento feito nos documentos. É exatamente o caminho técnico para organizar a massa acumulada antes de decidir o destino de cada conjunto documental.