Criar métodos de controle relacionados às atividades de protocolo faz parte da seguinte fase da Gestão Documental:
- A)primeira fase – produção;
Errada, porque a produção é a etapa de criação do documento, não de controle de protocolo.
- B)primeira fase – utilização;
Errada, porque a utilização é a fase correta para atividades de protocolo e controle documental, mas esta alternativa cita a primeira fase.
- C)segunda fase – utilização;
Certa, porque os controles de protocolo fazem parte da fase de utilização, quando o documento é tramitado, registrado e consultado.
- D)segunda fase – destinação;
Errada, porque a destinação trata da guarda, eliminação ou recolhimento, não do controle de entrada e circulação.
- E)terceira fase – destinação.
Errada, porque a destinação é uma fase final da gestão documental, sem relação direta com protocolo e tramitação.
Gabarito: C
Na Gestão de Documentos, a classificação mais cobrada costuma dividir o ciclo em três fases: produção, utilização e destinação. A fase de produção é quando o documento nasce; a de destinação trata do que fazer depois, como eliminar ou recolher para guarda permanente. Já a fase de utilização é a parte do dia a dia, em que o documento circula, é controlado, localizado e consultado. É exatamente aqui que entra o protocolo. Criar métodos de controle ligados ao protocolo serve para registrar a entrada e a saída de documentos, acompanhar tramitação, dar número, controlar prazos e permitir recuperação rápida da informação. Em outras palavras: é a gestão do documento em uso, não a sua criação nem o seu fim. Por isso o gabarito está na segunda fase - utilização. A FGV gosta bastante dessa associação entre protocolo, controle de tramitação e rotina administrativa com a fase de utilização, que corresponde aos arquivos corrente e, em parte, ao apoio ao arquivo intermediário enquanto o documento ainda tem valor administrativo. Como reforço doutrinário, isso conversa com a lógica da gestão documental prevista na Lei 8.159/1991, que organiza o tratamento dos documentos desde a produção até a destinação, passando pelo uso e controle no órgão. Se você pensar em "protocolo = controle do caminho do documento", você já fica muito perto da resposta.