O procedimento a ser adotado quando um conjunto de documentos já não tem mais tanta frequência de consulta, mas ainda precisa cumprir o prazo legal, deve ser:
- A)eliminar após o arquivo corrente, visando liberar espaço;
Errada, porque a eliminação só pode ocorrer depois do cumprimento do prazo de guarda e conforme avaliação documental, não logo após o arquivo corrente.
- B)transferir para o arquivo intermediário, visando racionalizar o espaço físico;
Certa, porque documentos com pouca consulta, mas ainda sujeitos a prazo legal, devem ser transferidos ao arquivo intermediário para guarda racional e controle de temporalidade.
- C)recolher para o arquivo intermediário, visando facilitar o uso;
Errada, porque recolhimento é a passagem para o arquivo permanente, o que só ocorre para documentos de valor permanente, não para os que ainda estão em prazo legal.
- D)transferir para o arquivo permanente, visando minimizar os custos;
Errada, porque o arquivo permanente não existe para reduzir custos, e sim para preservar documentos de valor histórico, probatório ou informativo permanente.
- E)recolher para o arquivo permanente, em função de razões legais.
Errada, porque recolher para o permanente não depende apenas de razões legais de guarda temporária, mas de valor permanente reconhecido na avaliação documental.
Gabarito: B
Quando um documento deixa de ser consultado com frequência, mas ainda não pode ser eliminado porque precisa cumprir prazo legal ou administrativo, ele sai da fase corrente e vai para a fase intermediária. Nessa etapa, a ideia é simples: guardar, controlar e gastar menos espaço, sem perder a possibilidade de consulta eventual. É o famoso "não uso todo dia, mas também não posso jogar fora". Na Arquivologia, isso faz parte da teoria das três idades: corrente, intermediária e permanente. O arquivo corrente serve para uso mais frequente; o intermediário, para documentos de uso raro, porém ainda com valor administrativo, fiscal, legal ou técnico; e o permanente, para documentos com valor histórico, probatório ou informativo duradouro. Por isso o gabarito é a letra B. O procedimento correto é a transferência para o arquivo intermediário, justamente para racionalizar o espaço físico e manter os documentos sob guarda até o fim do prazo previsto na tabela de temporalidade. A base doutrinária é clássica e aparece na Lei 8.159/1991 e nas resoluções do CONARQ, que tratam da gestão documental e da destinação adequada dos documentos. Resumo de prova: consultou pouco, mas ainda precisa guardar? Não é eliminar e nem mandar para o permanente. Vai para o intermediário. Depois, só então, conforme a tabela, ele segue para eliminação ou recolhimento.