Ao abrir um novo processo administrativo, o órgão de protocolo da instituição procede a várias atividades, e uma delas é:
- A)incluir as informações em ata de reunião;
Errada, porque ata de reuniao registra deliberacoes, e nao é atividade tipica de abertura e tramitacao inicial de processo no protocolo.
- B)arquivar o processo no setor do protocolo;
Errada, porque o protocolo nao arquiva o processo como destino final; ele recebe, registra, autua e encaminha o documento.
- C)avaliar o documento e estabelecer o seu prazo de guarda;
Errada, porque avaliar documento e definir prazo de guarda sao etapas da avaliacao documental, nao da abertura do processo no protocolo.
- D)atribuir um código de classificação, de acordo com a categoria na qual ele será classificado;
Certa, porque o protocolo atribui o codigo de classificacao conforme o plano de classificacao da instituicao ao abrir o processo.
- E)enviar para a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Errada, porque a Comissao Permanente de Avaliacao de Documentos atua na avaliacao e selecao documental, nao na rotina inicial de protocolo.
Gabarito: D
Quando um novo processo administrativo chega ao protocolo, a primeira missão nao é “guardar em qualquer canto”, e sim dar identidade documental ao processo. Nessa fase, o protocolo faz o recebimento, o registro e a autuação, além de orientar a classificacao conforme o plano de classificacao da instituicao. Em outras palavras: antes de qualquer destino final, o documento precisa ser enquadrado corretamente na categoria certa. Isso é central na gestão de documentos: classificar é organizar os documentos segundo o assunto ou a atividade que os gerou. A classificacao permite controle, recuperacao da informacao e definicao futura de prazos de guarda. Na pratica, sem classificar, o arquivo vira uma gaveta magica, mas de magia ruim. Por isso o gabarito é a letra D. Ao abrir um novo processo administrativo, o orgao de protocolo atribui um codigo de classificacao de acordo com a categoria em que o processo sera inserido. Esse procedimento é coerente com a teoria arquivistica e com a lógica da Lei 8.159/1991, que trata da politica nacional de arquivos e reforca a importancia da gestao documental. Ja avaliar o documento, fixar prazo de guarda ou decidir destino final nao é tarefa inicial do protocolo. Isso costuma envolver a avaliacao documental e a atuacao da Comissao Permanente de Avaliacao de Documentos, normalmente em momento posterior.