Considere que um arquivista, responsável por cuidar dos documentos da Secretaria de Educação de Minas Gerais, decida manter determinados documentos na própria repartição do Órgão, tendo em vista a necessidade de consultá-los frequentemente. Com base na teoria arquivística, evidencia-se na situação um exemplo de arquivo
- A)de primeira Idade.
Correta, porque documentos mantidos na repartição para consulta frequente caracterizam arquivo corrente, isto é, arquivo de primeira idade.
- B)permanente.
Errada, porque arquivo permanente é destinado a documentos de valor histórico, probatório ou informativo duradouro, não ao uso frequente no setor.
- C)de natureza intermediária.
Errada, porque o arquivo intermediário guarda documentos com uso eventual e guarda temporária, não aqueles consultados com frequência na própria unidade.
- D)com valor secundário.
Errada, porque valor secundário é a utilidade do documento para fins históricos, probatórios ou informativos, típica da fase permanente.
Gabarito: A
Na teoria arquivística, os documentos podem ser classificados conforme a fase de seu ciclo de vida. Quando o órgão ainda precisa consultar os documentos com frequência, eles permanecem no arquivo corrente, isto é, no local de uso, junto ao setor que os produziu ou recebeu. É o arquivo mais “vivo” da instituição: entra, circula e é consultado no dia a dia. Por isso, se a Secretaria de Educação de Minas Gerais decide manter os documentos na própria repartição para consulta frequente, estamos diante de arquivo de primeira idade, também chamado de arquivo corrente. Nessa fase, o documento ainda atende diretamente às atividades administrativas e por isso não faz sentido ser deslocado para outro setor de guarda. Já o arquivo intermediário reúne documentos que perderam a utilidade imediata, mas ainda precisam ser guardados por razões administrativas, legais ou fiscais, com consultas mais raras. O arquivo permanente, por sua vez, guarda documentos com valor histórico, probatório ou informativo duradouro. Ou seja: consulta frequente + uso corrente = arquivo corrente. A lógica é simples e muito cobrada em prova: quanto mais o documento é usado no cotidiano do órgão, mais ele tende a ficar no arquivo corrente. Se ele “descansa” um pouco, vai para o intermediário; se ganha valor histórico, vai para o permanente.