Para um conjunto de documentos relativos às compras de material de consumo do Ministério da Agricultura, a decisão a ser tomada é:
- A)eliminá-los após cinco anos na idade corrente;
Errada, porque documentos ligados a prestação de contas não devem ser eliminados após cinco anos na idade corrente sem observar o marco da aprovação das contas pelo TCU.
- B)eliminá-los após dez anos na idade corrente;
Errada, porque o prazo não é simplesmente dez anos na idade corrente; o destino correto depende da aprovação das contas e do ciclo corrente-intermediário.
- C)eliminá-los após quinze anos na idade corrente;
Errada, porque quinze anos na idade corrente não é a regra aplicada aqui, e a questão cobra o encaminhamento após a aprovação das contas.
- D)transferi-los para o arquivo intermediário a partir da aprovação das contas do órgão pelo Tribunal de Contas;
Certa, porque documentos relacionados às compras e à comprovação de despesas devem ser transferidos ao arquivo intermediário após a aprovação das contas do órgão pelo Tribunal de Contas.
- E)transferi-los para o arquivo permanente a partir da aprovação das contas do órgão pelo Tribunal de Contas.
Errada, porque esses documentos não têm destinação permanente por padrão; em geral, permanecem em arquivo intermediário até cumprirem o prazo de guarda definido na tabela de temporalidade.
Gabarito: D
Nesta questão, a chave é lembrar que nem todo documento administrativo vai direto para eliminação ou para guarda permanente. Em gestão de documentos, o destino depende da tabela de temporalidade e da função do documento. Quando se trata de documentos ligados à prestação de contas, a lógica é mais cautelosa: eles precisam ficar guardados até que as contas do órgão sejam apreciadas pelo Tribunal de Contas. Por isso, a decisão correta não é eliminar logo na idade corrente, nem mandar para o arquivo permanente automaticamente. O procedimento adequado é transferir esses documentos para o arquivo intermediário após a aprovação das contas pelo TCU. Nesse estágio, eles ainda podem ser consultados por razões administrativas, legais ou de controle, mas já saem do uso intenso do arquivo corrente. A ideia por trás disso aparece na teoria das três idades e na Lei 8.159/1991, que organiza a política nacional de arquivos, além das regras de temporalidade definidas pelos órgãos do SISG/SINAR para documentos administrativos. Em documentos de comprovação de despesas e contas, o valor probatório continua relevante por um tempo, então o arquivo intermediário funciona como a “sala de espera séria” antes do destino final. Em resumo: o item fala de compras de material de consumo, mas o detalhe decisivo é a vinculação com a aprovação das contas. Isso empurra o documento para o arquivo intermediário, e é exatamente por isso que o gabarito é a alternativa D.