Determinada empresa ainda não elaborou a sua tabela de temporalidade, mas, ainda assim, o acervo precisa passar por avaliação. Para proceder corretamente a essa atividade, enquanto providencia a elaboração da tabela, o arquivista e a equipe devem: I. determinar prazos de guarda dos documentos para idade corrente e intermediária, e a destinação final; II. aplicar a tabela de temporalidade de outra instituição; III. eliminar os documentos por amostragem. Está correto o que se afirma em:
- A)somente I;
Correta, porque enquanto a tabela própria não é elaborada, a equipe deve estabelecer provisoriamente prazos de guarda e destinação final para poder avaliar o acervo de forma técnica.
- B)somente II;
Errada, porque a tabela de temporalidade de outra instituição não pode ser simplesmente aplicada, já que os prazos dependem do contexto, funções e valores do próprio acervo.
- C)somente III;
Errada, porque eliminação por amostragem não substitui a avaliação documental nem serve como critério geral para definir destinação.
- D)somente I e III;
Errada, porque a afirmativa III também está incorreta, então não é possível marcar somente I e III.
- E)I, II e III.
Errada, porque as afirmativas II e III não estão corretas.
Gabarito: A
A tabela de temporalidade é a espinha dorsal da gestão de documentos: ela define por quanto tempo cada documento fica no arquivo corrente, por quanto tempo pode ir para o intermediário e qual será sua destinação final, como eliminação ou recolhimento permanente. Quando a instituição ainda não elaborou a sua própria tabela, o arquivista não pode improvisar nem pegar emprestada a de outra entidade, porque os prazos dependem das funções, atividades, valor administrativo, legal e histórico daquele órgão ou empresa. Por isso, enquanto a tabela não existe, a avaliação deve ser feita de forma técnica e provisória, com a indicação dos prazos de guarda para a fase corrente e intermediária e da destinação final, para que o documento não fique sem tratamento. Isso está em linha com a lógica da gestão documental prevista na Lei 8.159/1991 e com a doutrina arquivística: avaliar é atribuir valores e definir a destinação, não sair descartando papel em modo "limpeza de gaveta". Já aplicar a tabela de outra instituição é errado, porque cada acervo tem contexto próprio, e a classificação e a avaliação precisam respeitar a proveniência e as necessidades da produção documental local. Também não cabe eliminação por amostragem como solução geral para avaliação, pois amostragem pode existir como técnica de estudo ou pesquisa em situações específicas, mas não substitui a definição formal de temporalidade e destinação. Assim, a afirmativa I está correta, e as demais estão erradas. O gabarito é a alternativa A.