Entre os documentos que circulam em uma instituição de ensino superior privada, encontramos os que são arquivísticos, ou seja, que mantêm relação orgânica com os outros documentos produzidos, e os que não são arquivísticos. Entre os exemplos abaixo, representa(m) um documento arquivístico:
- A)Diário Oficial da União;
Errada, porque o Diário Oficial da União é uma publicação oficial de divulgação, e não um documento arquivístico dessa instituição de ensino.
- B)material de divulgação de galerias de arte;
Errada, pois material de divulgação de galerias de arte é peça promocional, sem relação orgânica com a atividade administrativa da instituição.
- C)normas de redação de documentos públicos;
Errada, porque normas de redação são instrumentos normativos ou orientativos, mas não o documento resultante de uma atividade arquivística da instituição.
- D)folha de pagamento dos professores da instituição;
Certa, porque a folha de pagamento integra a gestão de pessoal da instituição e tem relação orgânica com os demais documentos produzidos no exercício dessa função.
- E)folders com material promocional de companhias aéreas.
Errada, já que folders promocionais de companhias aéreas são materiais publicitários e não documentos produzidos no âmbito das atividades da instituição.
Gabarito: D
Em Arquivologia, nem todo papel que entra ou sai de uma instituição vira documento arquivístico. Documento arquivístico é aquele produzido ou recebido pela entidade no decorrer de suas atividades e que mantém relação orgânica com os demais documentos do mesmo conjunto, servindo como prova, testemunho e apoio à gestão. É a ideia de “documento que nasceu para funcionar”, e não apenas para informar ou divulgar. A doutrina arquivística trabalha justamente com essa vinculação orgânica e com o vínculo ao contexto de produção, algo muito associado ao princípio da proveniência. Na prática, você deve perguntar: esse documento integra os processos e as funções da instituição? Se a resposta for sim, ele tende a ser arquivístico. Se for apenas um material informativo, publicitário ou genérico, sem ligação com a atividade institucional, ele não entra nessa categoria. Por isso, normas, folders promocionais e materiais de divulgação, em regra, não são documentos arquivísticos por si sós, porque não registram uma ação administrativa específica da instituição. A folha de pagamento dos professores, por outro lado, nasce de uma atividade típica da instituição de ensino superior: a gestão de pessoal e remuneração. Ela é produzida no exercício da função administrativa, se relaciona com outros documentos do setor de RH e financeiro e pode servir de prova de vínculo, pagamento, encargos e auditoria. Ou seja, tem contexto, finalidade administrativa e relação orgânica. É documento arquivístico na veia. Em linguagem de prova: documento arquivístico não é sinônimo de documento “oficial” ou “bonito”, mas de documento vinculado à atividade da entidade, com valor administrativo, legal, fiscal, probatório ou informativo dentro do seu contexto de produção. Aqui, a folha de pagamento encaixa exatamente nesse perfil.