Alguns setores de uma empresa estão produzindo documentos diferentes para os mesmos propósitos, documentos com informações repetidas e vários formulários com campos parecidos. Isso está gerando um grande volume de documentos a serem manuseados, controlados e armazenados. O arquivista pode resolver esse problema com a ajuda da Gestão de Documentos, em sua:
- A)primeira fase;
Certa: é na primeira fase que a gestão documental atua na produção, padronizando e racionalizando a criação dos documentos.
- B)segunda fase;
Errada: a segunda fase trata do uso e da circulação dos documentos, não da redução da duplicidade na origem.
- C)terceira fase;
Errada: a terceira fase se relaciona mais à avaliação e destinação, quando o documento já passou pela etapa inicial.
- D)quarta fase;
Errada: não há uma quarta fase clássica da gestão de documentos aplicada ao problema descrito.
- E)quinta fase.
Errada: não existe quinta fase na divisão doutrinária usual, então essa opção não se aplica.
Gabarito: A
A Gestão de Documentos costuma ser entendida, na doutrina arquivística, como um conjunto de ações que começa já na produção do documento e continua ao longo de sua vida útil. A ideia é simples: antes de o acervo virar um monte de papel sem freio, você organiza a criação, o uso, o fluxo e o controle dos documentos. Assim, dá para reduzir excesso, evitar repetição e facilitar a recuperação da informação. É exatamente isso que a questão descreve: setores diferentes criando documentos parecidos, com campos repetidos e finalidades iguais. O remédio está na fase inicial da gestão, quando o arquivista atua para racionalizar a produção documental, padronizando formulários, evitando duplicidades e definindo quais documentos realmente precisam existir. Em outras palavras, corta-se o excesso na origem, e não depois que a pilha já tomou conta da sala. Por isso o gabarito é a alternativa A, a primeira fase. Essa fase é a da produção de documentos, na qual a gestão documental busca simplificação, padronização e controle da criação documental. Isso está alinhado à doutrina clássica de gestão de documentos e à lógica da Lei 8.159/1991, que orienta a administração pública e privada quanto à gestão e proteção dos documentos. As fases seguintes entram depois: uso e conservação, avaliação, destinação, eliminação ou recolhimento. Mas, no caso da questão, o problema nasce na criação desorganizada, então a solução também começa ali.