Devemos entender por ciclo vital dos documentos as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, desde a produção até a guarda permanente ou eliminação. A fase da gestão de documentos que compreende os elementos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação, além da gestão de arquivos correntes e intermediários, é a
- A)1ª Fase – Produção.
Errada, porque a produção é a fase em que o documento é criado, mas a descrição dada no enunciado trata da gestão do uso e da tramitação documental.
- B)2ª Fase – Utilização.
Certa, porque a fase de utilização corresponde ao conjunto de atividades de controle, classificação, organização, protocolo e gestão dos arquivos corrente e intermediário.
- C)3ª Fase – Destinação.
Errada, porque destinação é a etapa final, voltada à decisão entre eliminação e recolhimento para guarda permanente.
- D)4ª Fase – Permanente.
Errada, porque a fase permanente ocorre quando o documento já perdeu o valor administrativo imediato e passa a ter valor histórico ou probatório duradouro.
- E)5ª Fase – Histórico.
Errada, porque “histórico” não é a nomenclatura usual das fases do ciclo vital em arquivologia e foge da terminologia adotada na doutrina e nas bancas.
Gabarito: B
O ciclo vital dos documentos é a ideia de que o documento nasce, circula, fica mais ou menos usado e, no fim, ou é eliminado ou vai para guarda permanente. Na arquivologia, isso costuma aparecer dividido em fases, e a banca gosta de cobrar a fase em que o documento ainda está em uso, mas já pode estar em arquivo corrente ou intermediário. É o momento de cuidar do protocolo, da classificação, da organização e dos instrumentos de recuperação da informação, como índices e tabelas de temporalidade em apoio à gestão.