O diagnóstico do cenário com o qual se vai lidar antecede qualquer trabalho arquivístico. É importante conhecer a situação da instituição, de uma forma geral, e dos arquivos, em especial. Alguns fatores que devem ser observados são: I. Histórico de existência: aspectos relacionados à criação, estrutura organizacional, mudanças estatutárias, missão, atividades; II. Quantificação dos documentos e características diplomáticas; III. Acondicionamento e mobiliário utilizado. O diagnóstico para cada fator, respectivamente, é:
- A)documental, documental e institucional;
Errada, porque o item II não é documental e institucional ao mesmo tempo, e o item III não é institucional.
- B)documental, documental e documental;
Errada, porque o item I não é documental; ele trata da instituição e de sua estrutura histórica.
- C)documental, institucional e documental;
Errada, porque o item II foi classificado corretamente como documental, mas o item I não é documental e sim institucional.
- D)institucional, documental e documental;
Certa, porque o histórico da instituição é institucional, enquanto a quantificação, as características diplomáticas, o acondicionamento e o mobiliário são aspectos documentais.
- E)institucional, documental e institucional.
Errada, porque o item I não é documental e o item III também não é institucional.
Gabarito: D
No diagnóstico arquivístico, voce precisa separar o que fala da instituição como organização e o que fala dos documentos e de sua guarda. Essa distinção é bem cobrada em concursos, porque a banca gosta de misturar a casa com o conteúdo da caixa. Em linhas gerais, fatores ligados à história da instituição, sua estrutura, missão, atividades e mudanças estatutárias entram no diagnóstico institucional. Já tudo que diz respeito aos documentos em si, como quantidade, tipologia, características diplomáticas, organização física, acondicionamento e mobiliário, fica no diagnóstico documental. A lógica é simples: primeiro voce entende quem produz, depois entende o que foi produzido e como isso está guardado. Por isso o gabarito é a letra D. O item I é institucional, porque trata da trajetória e da configuração da entidade; o item II é documental, porque observa volume e natureza dos documentos; e o item III também é documental, porque acondicionamento e mobiliário dizem respeito à situação dos arquivos e dos suportes documentais. Essa classificação é compatível com a doutrina arquivística de diagnóstico prévio como etapa de levantamento da realidade institucional e documental antes da intervenção.