No contexto dos órgãos públicos, existem unidades administrativas denominadas de protocolo, protocolo e arquivo, comunicações administrativas ou serviço de comunicações. O protocolo, do ponto de vista arquivístico, é um serviço com funções bem específicas. Assinale a opção em que estão elencadas as atribuições do protocolo de acordo com a literatura arquivística.
- A)Fases corrente, intermediária e permanente.
Errada: traz fases do ciclo de vida dos documentos, nao atribuicoes do protocolo.
- B)Recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
Certa: descreve as funcoes tipicas do protocolo na gestao documental.
- C)Produção, uso e destinação dos documentos.
Errada: refere-se ao ciclo documental em geral, nao às tarefas específicas do protocolo.
- D)Estoque, destinação, controle e permanente.
Errada: mistura termos vagos e nao corresponde à terminologia arquivística adequada.
- E)Morto, intermediário, vivo e em uso.
Errada: usa expressões informais e classificações sem valor técnico em arquivologia.
Gabarito: B
No serviço público, protocolo nao e sinônimo de arquivo nem de setor “onde os papéis ficam”. Ele funciona como a porta de entrada e de saida dos documentos, cuidando do caminho deles dentro da administracao. Por isso, a literatura arquivistica trata o protocolo como a unidade responsavel pelas operacoes iniciais e de movimentacao dos documentos. Na pratica, o protocolo recebe o documento, confere, classifica, registra, distribui, controla a tramitação e expede quando necessario. Repare que sao verbos de circulacao documental, nao de guarda permanente nem de fases do arquivo. Esse entendimento aparece de forma recorrente na doutrina arquivistica e nos manuais de gestao de documentos usados na administracao publica. A banca FGV gosta de trocar o nome da funcao por rótulos mais genéricos, mas a ideia continua a mesma: protocolo e o setor que organiza o fluxo, nao o destino final. Em gestao de documentos, o foco e exatamente esse ciclo operacional inicial, antes mesmo de pensar em recolhimento, guarda intermediaria ou eliminacao. Por isso, o gabarito e a letra B. Ela lista as atribuicoes classicas do protocolo segundo a literatura arquivistica: recebimento, classificacao, registro, distribuicao, controle da tramitacao e expedicao de documentos.