A classificação é uma atividade essencial ao processo de gestão de documentos de arquivo. Acerca do tema, analise os itens a seguir. I. A classificação se realiza pela análise e identificação apenas do conteúdo dos documentos. II. A classificação é usada com o objetivo de reunir os documentos que tratam de uma mesma atividade, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. III. A classificação deve, preferencialmente, ser implementada quando da realização das atividades de recebimento e registro. Está correto o que se afirma em
- A)I, apenas.
Errada, porque o critério de classificação não se limita ao conteúdo do documento; ele considera principalmente a função e a atividade que o gerou.
- B)I e II, apenas.
Errada, porque o item I está incorreto, embora o item II esteja correto.
- C)I e III, apenas
Errada, porque o item I está incorreto; já o item III está correto.
- D)II e III, apenas.
Certa, porque os itens II e III refletem a finalidade da classificação na gestão documental e sua aplicação o quanto antes no fluxo documental.
- E)I, II e III.
Errada, porque o item I está incorreto; não são todos os itens que estão certos.
Gabarito: D
A classificação é o coração da gestão documental: ela organiza os documentos conforme a função, a atividade e a espécie documental, e não apenas pelo assunto solto que aparece no papel. A ideia é criar uma lógica de arquivamento que permita recuperar rápido, avaliar com segurança e decidir o destino correto de cada documento. É por isso que a doutrina arquivística e as orientações do CONARQ tratam a classificação como etapa básica da gestão de documentos, ligada ao Plano de Classificação. O item I está errado porque a classificação não se faz apenas pela análise do conteúdo. Em arquivos, o ponto central é a relação do documento com a atividade que o gerou, respeitando o princípio da proveniência e a ordem original. Se você olha só o texto, corre o risco de misturar documentos de naturezas diferentes que tratam do mesmo tema de forma incidental. O item II está certo: classificar serve justamente para reunir documentos da mesma atividade, facilitando recuperação, avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso. Essa é a lógica da gestão de documentos prevista na Lei 8.159/1991, que organiza o ciclo de vida documental e apoia a eficiência administrativa. O item III também está certo porque a classificação deve ocorrer o quanto antes, preferencialmente no recebimento e no registro, para que o documento já entre no fluxo correto. Em prova, quando a banca fala em etapa inicial da tramitação documental, pense: melhor classificar cedo do que deixar a bagunça virar tradição institucional.