A gestão de documentos, caso feita de maneira negligente, pode trazer uma série de contratempos para a organização responsável. Portanto, para auxiliar nesse importante processo, alguns instrumentos podem ser de grande utilidade, como, por exemplo, a tabela de temporalidade, que tem como função
- A)a definição do prazo de guarda e a destinação final de um documento.
Certa, porque a tabela de temporalidade define o prazo de guarda dos documentos e sua destinação final, como eliminação ou guarda permanente.
- B)o estabelecimento de esquema de distribuição de documentos em classes com métodos específicos de arquivamento.
Errada, porque isso descreve classificação documental, e não a função da tabela de temporalidade.
- C)a designação de arquivistas com atribuições projetadas, visando resultados únicos em atividades temporárias.
Errada, porque fala de gestão de pessoas e atribuições funcionais, não de instrumento arquivístico.
- D)o agrupamento de documentos de acordo com os mecanismos de preservação observados.
Errada, porque preservação documental não é a finalidade da tabela de temporalidade, que trata de retenção e destinação.
- E)o apensamento de registros com exceção dos protocolados e a utilização do ordenamento discriminado.
Errada, porque menciona procedimentos de organização e apensamento que não correspondem à tabela de temporalidade.
Gabarito: A
A tabela de temporalidade documental é um instrumento central da gestão de documentos porque ajuda a organizar o ciclo de vida dos documentos sem deixar o arquivo virar um “depósito com personalidade”. Em termos simples, ela diz por quanto tempo cada documento deve ficar guardado e o que acontece depois disso: eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Na prática, isso evita acumular papel, reduz custos, facilita a localização das informações e garante que a organização cumpra prazos legais e administrativos. A ideia está alinhada à Lei nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos, e ao conceito de gestão de documentos como conjunto de procedimentos voltados à produção, tramitação, uso, avaliação e destinação dos documentos. Por isso, quando a questão pergunta a função da tabela de temporalidade, o foco está exatamente na definição do prazo de guarda e da destinação final. Ela não classifica documentos em classes, não designa arquivistas e não trata de mecanismos de preservação. A tabela é, antes de tudo, uma “agenda do destino” dos documentos: quanto tempo ficam no corrente e no intermediário, e qual será seu fim. Em concursos, a banca costuma cobrar essa ideia de forma direta: temporalidade = prazo de guarda + destinação final. Se voce memorizar essa dupla, já elimina boa parte das armadilhas.