Relacione as fases da gestão de documentos às atividades desenvolvidas em cada uma delas. 1. Produção 2. Utilização 3. Destinação ( ) Implantação de sistemas de recuperação da informação. ( ) Atividades de análise e fixação de prazos de guarda. ( ) Métodos de controle relacionados às atividades de protocolo. ( ) Utilização de processadores de palavras. Assinale a opção que indica a relação correta, segundo a ordem apresentada.
- A)3, 3, 1 e 2.
Errada, porque troca a fase de implantação do sistema de recuperação e ainda desloca o uso de processadores de palavras para a fase incorreta.
- B)2, 3, 2 e 1.
Certa, pois a ordem correta é utilização, destinação, utilização e produção, exatamente como as atividades se distribuem no ciclo documental.
- C)3, 3, 2 e 1.
Errada, porque coloca a análise de prazos de guarda na fase errada e também confunde a atividade de recuperação da informação.
- D)3, 2, 1 e 1.
Errada, pois trata controle de protocolo e processadores de palavras como se fossem da mesma fase, mas eles pertencem a momentos diferentes da gestão documental.
- E)2, 2, 3 e 2.
Errada, porque atribui a implantação de sistemas e o controle de protocolo a fases que não correspondem às funções típicas de utilização.
Gabarito: B
Em gestão de documentos, voce pode pensar em três momentos bem organizados: produção, utilização e destinação. A produção é quando o documento nasce, então entram aí os atos de elaboração e criação, como o uso de processadores de palavras. A utilização é a fase do dia a dia, em que o documento circula, é recuperado e controlado, por isso aparecem protocolos e sistemas de recuperação da informação. Já a destinação trata do fim do ciclo do documento, com avaliação, definição de prazos de guarda e eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. Na questão, a lógica fica assim: implantação de sistemas de recuperação da informação é utilização, porque ajuda a localizar e acessar documentos; análise e fixação de prazos de guarda são destinação, pois fazem parte da avaliação documental; métodos de controle ligados ao protocolo são utilização, já que o protocolo organiza o recebimento, o trâmite e a busca; e utilização de processadores de palavras é produção, porque o documento está sendo criado. Então a sequência correta é 2, 3, 2 e 1, que corresponde à alternativa B. Esse raciocínio é bem alinhado com a doutrina clássica de gestão de documentos, especialmente a triagem entre produção, uso corrente e decisões finais de guarda, muito cobradas em prova da FGV. Se voce lembrar da pergunta-chave de cada fase, fica fácil: "criar", "usar" e "decidir o destino". A banca gosta justamente de misturar ferramenta de criação com ferramenta de recuperação e avaliação, para testar se voce sabe em que momento do ciclo documental cada atividade acontece.