As opções a seguir consistem em critérios adequados para arquivamento de documento, à exceção de uma. Assinale-a.
- A)geográfico.
Correta, porque o critério geográfico é usado para ordenar documentos por localidade ou área territorial.
- B)numérico.
Correta, porque o critério numérico é um modo técnico e objetivo de arquivamento, muito usado em cadastros e protocolos.
- C)por assunto.
Correta, porque arquivar por assunto é um critério clássico da classificação documental, baseado no conteúdo.
- D)alfabético.
Correta, porque o critério alfabético organiza documentos pelo nome, sendo bastante comum e eficiente.
- E)aleatório.
Errada, porque arquivamento aleatório não é um critério técnico nem garante recuperação organizada dos documentos.
Gabarito: E
Quando a administração organiza documentos, ela não escolhe critérios no escuro: o objetivo é facilitar a localização, o controle e a recuperação da informação. Por isso, são aceitos critérios como o geográfico, o numérico, o alfabético e o por assunto, conforme a lógica de classificação e arquivamento usada na gestão de documentos. Na prática, o arquivo precisa “fazer sentido” para quem consulta, não virar um labirinto com cara de loteria. O critério geográfico ordena por localidade, o numérico por números ou códigos, o alfabético por nomes e o por assunto pelo conteúdo temático do documento. Todos eles podem ser adequados dependendo da natureza do acervo e da rotina do órgão. A doutrina arquivística trata esses critérios como formas racionais de organização, especialmente úteis nos arquivos corrente e intermediário. A alternativa errada é a que fala em arquivamento aleatório. Arquivamento aleatório não é critério técnico de organização, porque não cria regra de ordenação, não ajuda a recuperar documentos com eficiência e contraria a finalidade arquivística de acesso rápido e controle da documentação. Em concurso, quando a banca coloca uma opção com aparência de organização, mas sem lógica arquivística, desconfie: é a “pegadinha com fantasia”. Como base doutrinária, a gestão de documentos e a classificação arquivística sempre pressupõem critérios sistemáticos de arranjo. A Lei 8.159/1991, ao tratar da política nacional de arquivos e da gestão documental, reforça a necessidade de procedimentos organizados para garantir a tramitação, o uso, a avaliação e o acesso aos documentos.