A avaliação de documentos é uma função arquivística de fundamental importância no processo de organização e uso dos documentos de arquivo. Sobre essa função arquivística, analise as afirmativas a seguir. I. A aplicação dos critérios de avaliação deve ser feita na fase intermediária. II. Visa a estabelecer prazos para a guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária e sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento. III. Tem como objetivos, entre outros, a redução da massa documental ao essencial e o aumento do índice de recuperação da informação. Está correto o que se afirma em
- A)I, apenas.
A alternativa parte da ideia de que a avaliação documental só se aplica quando o documento já está na fase intermediária. Isso contraria a Lei 8.159/1991, art. 3º, que inclui a avaliação entre as operações da gestão de documentos nas fases corrente e intermediária, justamente para orientar prazos de guarda e destino final. Como a proposição I erra o momento de aplicação, a alternativa não se sustenta.
- B)I e II, apenas.
Esta opção reúne a tese de que a avaliação ocorre na fase intermediária e a função de fixar prazos de guarda e a destinação final dos documentos. A segunda proposição está correta porque a avaliação serve para definir o tempo de permanência nas fases corrente e intermediária e decidir entre eliminação e recolhimento; já a primeira é imprecisa, pois a avaliação não fica restrita ao intermediário. Por isso, a alternativa deixa de fora a proposição III, que também descreve um objetivo típico da avaliação documental.
- C)I e III, apenas.
Aqui se aceita a afirmação de que a avaliação reduz a massa documental ao essencial e melhora a recuperação da informação, o que corresponde ao efeito prático da tabela de temporalidade. O problema é que a alternativa mantém a proposição I, que erra ao localizar a aplicação dos critérios apenas na fase intermediária. Além disso, a proposição II também está correta, pois a avaliação define prazos de guarda e a destinação final.
- D)II e III, apenas.
Esta é a combinação correta porque a avaliação documental realmente serve para estabelecer prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e indicar a destinação final, seja eliminação, seja recolhimento. Também está certo afirmar que ela reduz a massa documental ao essencial e aumenta a recuperação da informação, que são resultados esperados do processo de avaliação e da tabela de temporalidade. O único ajuste necessário é na proposição I, que restringe indevidamente a avaliação ao intermediário; por isso, a alternativa D é a adequada.
- E)I, II e III.
A opção valida as três proposições ao mesmo tempo, mas a I não se ajusta ao conceito arquivístico de avaliação. Pela Lei 8.159/1991, art. 3º, a avaliação integra a gestão de documentos nas fases corrente e intermediária, e não apenas na intermediária, enquanto II e III traduzem corretamente a fixação de prazos e a redução da massa documental com melhor recuperação da informação. Como uma das proposições é falsa, não pode haver acerto integral.
Gabarito: D
A avaliação de documentos é uma etapa central da gestão documental, porque define quanto tempo cada documento deve ficar guardado e qual será seu destino depois disso. Em termos práticos, ela serve para evitar que o arquivo vire um “depósito de papel sem fim”, mantendo só o que tem valor administrativo, legal, fiscal, histórico ou probatório pelo tempo necessário. Pela teoria arquivística e pela legislação brasileira, a avaliação é feita com base na tabela de temporalidade, que fixa prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e indica a destinação final: eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. Esse é exatamente o conteúdo da afirmativa II, por isso ela está correta. A afirmativa III também está correta, porque a avaliação ajuda a reduzir a massa documental ao essencial e melhora a recuperação da informação. Quando o acervo fica mais organizado e menos inchado, localizar o documento certo fica bem mais rápido. Já a afirmativa I está errada: os critérios de avaliação são definidos para orientar o ciclo de vida dos documentos, e não apenas aplicados na fase intermediária. A avaliação começa já no momento de produção/organização e se concretiza ao longo da gestão documental, com apoio da tabela de temporalidade e da comissão de avaliação. Em termos normativos, isso conversa com a Lei nº 8.159/1991 e com a Resolução CONARQ nº 40/2014, que tratam da gestão de documentos e da temporalidade. Então, como apenas as afirmativas II e III estão corretas, o gabarito é a letra D.