O diagnóstico da produção documental em empresas públicas e/ou privadas é uma ferramenta consolidada na arquivística e é considerado como a primeira etapa da organização de documentos, devendo ser iniciado com o levantamento de informações sobre a entidade geradora do arquivo (PAZIN, 2005, p. 9). Analise as afirmativas abaixo com relação ao diagnóstico. 1. A elaboração do diagnóstico parte de entrevistas realizadas com os responsáveis por cada área/setor que produz e recebe documentos. 2. O mapeamento dos depósitos de documentos contém as características físicas do arquivo, dados de localização e volume documental. 3. A identificação da produção documental consiste em saber por que o documento é produzido e qual o caminho percorrido pelo documento ao cumprir sua função administrativa. Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
- A)É correta apenas a afirmativa 1.
Esta alternativa sustenta que somente a afirmativa 1 estaria correta, isto é, que o diagnóstico documental começa com entrevistas aos responsáveis pelos setores que produzem e recebem documentos. Essa ideia está correta, mas incompleta, porque o diagnóstico também envolve o mapeamento dos depósitos de documentos e a identificação da produção documental e de seu fluxo administrativo. Assim, a alternativa falha por desconsiderar elementos que também integram a etapa inicial do diagnóstico.
- B)É correta apenas a afirmativa 2.
Aqui se afirma que apenas a afirmativa 2 estaria certa, ou seja, que o mapeamento dos depósitos deve registrar características físicas do arquivo, localização e volume documental. Esse conteúdo realmente corresponde ao levantamento técnico dos espaços de guarda, mas não esgota o diagnóstico, que igualmente começa com entrevistas e inclui a análise da produção e circulação dos documentos. O erro está em isolar um item que é correto, mas não exclusivo.
- C)São corretas apenas as afirmativas 1 e 2.
Esta opção diz que só as afirmativas 1 e 2 estariam corretas, admitindo as entrevistas iniciais e o mapeamento dos depósitos como partes válidas do diagnóstico. O problema é que a afirmativa 3 também descreve corretamente a identificação da produção documental, ao indicar a finalidade do documento e o percurso que ele faz na rotina administrativa. Portanto, a alternativa deixa de fora um terceiro componente igualmente verdadeiro.
- D)São corretas apenas as afirmativas 1 e 3.
A alternativa limita a correção às afirmativas 1 e 3, aceitando as entrevistas com os responsáveis e a identificação da produção documental como etapas do diagnóstico. Embora essas duas descrições estejam corretas, ela ignora que o mapeamento dos depósitos de documentos também é parte do levantamento diagnóstico, com registro de características físicas, localização e volume. Por isso, a exclusão da afirmativa 2 torna a opção incompleta.
- E)São corretas as afirmativas 1, 2 e 3.
Esta é a alternativa correta porque as três afirmativas descrevem aspectos compatíveis com o diagnóstico arquivístico. O processo começa com entrevistas nos setores produtores e receptores, avança para o mapeamento dos depósitos com seus dados físicos e de volume, e inclui a identificação da produção documental, isto é, por que o documento existe e qual percurso percorre na função administrativa. Em conjunto, essas etapas correspondem ao levantamento inicial recomendado na arquivística para conhecer a entidade geradora e organizar os documentos.
Gabarito: E
O diagnóstico arquivístico é, basicamente, o raio-X da produção documental de uma instituição. Antes de organizar, classificar ou eliminar qualquer coisa, voce precisa entender quem produz documentos, por que produz, como circulam, onde ficam e em que volume aparecem. É por isso que o diagnóstico costuma começar com levantamento de informações sobre a entidade geradora e com entrevistas nas áreas que criam, recebem e usam documentos no dia a dia. Na prática, esse mapeamento permite desenhar o fluxo documental e identificar os depósitos ou arquivos físicos: suas características, localização, condições de guarda e quantidade de documentos. Ou seja, não basta saber que o papel existe; é preciso saber onde ele está, em que estado está e para que serve. Isso conversa diretamente com a visão doutrinária da Arquivologia sobre gestão documental e organização do acervo, como se vê em autores de referência como Paes e Bellotto. A afirmativa 1 está correta porque o diagnóstico realmente depende de entrevistas com os responsáveis pelos setores produtores e receptores de documentos. A 2 também está correta, pois o mapeamento dos depósitos inclui dados físicos, localização e volume documental. A 3 também está correta, porque identificar a produção documental envolve compreender a finalidade do documento e o seu percurso dentro da rotina administrativa. Por isso, o gabarito é a letra E: as três afirmativas estão de acordo com a lógica do diagnóstico de arquivos, que serve justamente para conhecer a realidade documental antes de propor qualquer intervenção.