“No arquivo de um hospital universitário, a gestão de documentos segue procedimentos definidos para garantir eficiência e economia. Essa gestão envolve três fases básicas, que são: (1) _____________, onde são gerados os documentos em decorrência das atividades do hospital; (2) _____________, que inclui atividades de protocolo, organização e arquivamento; e (3) _____________, na qual são analisados os documentos acumulados para determinar sua destinação, seja para guarda permanente ou eliminação. Para a execução dessas fases, é essencial utilizar instrumentos como _____________ e _____________.” Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente a afirmativa anterior.
- A)utilização / avaliação / produção / guia de arquivos / inventário
Errada, porque embaralha as fases da gestão documental e troca os instrumentos corretos por termos que não cumprem essa função central.
- B)produção / arquivamento / destinação / plano de acesso / catálogo
Errada, porque a sequência das fases não corresponde ao ciclo de vida documental e os instrumentos citados não são os clássicos da gestão de documentos.
- C)produção / utilização / avaliação / tabela de temporalidade / repertório
Errada, porque a ordem das fases está invertida e a tabela de temporalidade aparece em posição incompatível com a lógica arquivística.
- D)produção / avaliação / utilização / plano de classificação / tabela de temporalidade
Errada, porque traz a fase de avaliação antes da utilização e ainda combina instrumentos corretos, mas na sequência inadequada.
- E)produção / utilização / avaliação / plano de classificação / tabela de temporalidade
Certa, pois traz as três fases da gestão de documentos na ordem correta e os instrumentos adequados para classificação e destinação.
Gabarito: E
A gestão de documentos, na prática, é o “ciclo de vida” do papel (ou do PDF) dentro da instituição. Ela costuma ser dividida em três fases: produção, quando o documento nasce no exercício das atividades do órgão; utilização, quando ele circula, é protocolado, classificado, arquivado e consultado; e avaliação, quando se decide se o documento vai ser guardado definitivamente ou eliminado. Em arquivos hospitalares, isso ganha ainda mais importância porque há muitos registros, muita circulação e necessidade de economia de espaço e rapidez na recuperação. A sequência cobrada pela questão está certinha: produção -> utilização -> avaliação. O enunciado descreve exatamente essa lógica clássica da gestão de documentos adotada pela arquivologia e prevista na Lei nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados. A lei reforça a necessidade de racionalizar o uso dos documentos e controlar sua destinação. Quanto aos instrumentos, o plano de classificação organiza os documentos segundo suas funções e atividades, facilitando o arquivamento e a recuperação. Já a tabela de temporalidade define prazos de guarda e o destino final de cada tipo documental, isto é, se será eliminado ou recolhido para guarda permanente. Juntos, eles são a dupla favorita da arquivologia em prova, porque resolvem organização e destinação ao mesmo tempo. Por isso, o gabarito é a letra E: produção, utilização, avaliação, plano de classificação e tabela de temporalidade. Se você memorizou essa trilha, já ganhou boa parte das questões de arquivos corrente e intermediário.