Durante uma auditoria em determinada repartição pública, a equipe identificou que documentos de diferentes departamentos estavam sendo arquivados juntos, organizados por temas como “projetos”, “contratos” e “relatórios”. Essa prática gerava confusão, dificultava a recuperação de documentos e desrespeitava um dos princípios fundamentais da Arquivologia. Após a auditoria, foi recomendado que os documentos fossem organizados respeitando o órgão ou a entidade que os produziu. O princípio da arquivologia que fundamenta a recomendação feita pela equipe de auditoria é:
- A)Unicidade: cada documento deve ser arquivado em um único local, sem duplicação.
Errada, porque unicidade trata de evitar duplicidade de registro ou guarda, e não da forma de organizar documentos por órgão produtor.
- B)Acessibilidade: os documentos devem ser organizados de modo a garantir acesso rápido e eficiente.
Errada, porque acessibilidade é uma qualidade desejável do arquivo, mas não é o princípio que determina a organização pela origem dos documentos.
- C)Organicidade: os documentos devem ser agrupados por temas ou assuntos relacionados ao seu conteúdo.
Errada, porque organizar por temas é justamente o problema descrito no enunciado, e isso contraria a lógica arquivística de respeito à proveniência.
- D)Temporalidade: os documentos devem ser organizados com base na frequência de uso e no prazo de guarda.
Errada, porque temporalidade se relaciona ao prazo de guarda e destinação dos documentos, não ao critério de arranjo por entidade produtora.
- E)Proveniência: os documentos devem ser organizados por sua entidade produtora, mantendo sua ordem original.
Certa, porque o princípio da proveniência determina que os documentos sejam organizados conforme o órgão ou entidade que os produziu, preservando seu contexto e ordem original.
Gabarito: E
Na Arquivologia, a lógica de organização não deve ser por assunto, como se os documentos fossem peças soltas de um álbum de figurinhas. O arquivo existe porque os documentos nasceram da atividade de um órgão, entidade ou pessoa, e essa origem precisa ser preservada para manter sentido, contexto e valor probatório. Esse é o princípio da proveniência, também chamado de respeito aos fundos: os documentos devem ser reunidos conforme a entidade produtora, sem misturar acervos de origens diferentes. Além disso, deve-se preservar, tanto quanto possível, a ordem original em que os documentos foram acumulados, porque isso ajuda a entender como a administração funcionava. É por isso que a recomendação da auditoria está correta. Se documentos de departamentos diferentes são misturados por tema, perde-se o vínculo com sua origem, a recuperação fica mais confusa e o arquivo deixa de refletir a estrutura que gerou aqueles registros. Esse entendimento é clássico na doutrina arquivística e aparece de forma consistente nas definições técnicas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que reforçam a importância da proveniência e da organicidade na organização documental.