A Câmara Municipal de Araraquara possui uma grande quantidade de documentos armazenados nos setores de origem, mas muitos deles são consultados esporadicamente e ocupam um espaço valioso nos arquivos correntes. Além disso, esses documentos possuem prazos legais de guarda, o que impede sua eliminação imediata. Considerando as boas práticas de gestão documental e os princípios arquivísticos, uma solução precisa ser implementada para resolver esse problema. Qual é a prática mais adequada para gerenciar esses documentos, segundo os preceitos arquivísticos?
- A)Digitalizar os documentos e descartar os originais sem análise adicional.
Errada, porque digitalizar não autoriza descarte automático do original sem análise normativa e sem verificar a validade da reprodução.
- B)Eliminar imediatamente os documentos de baixa consulta para liberar espaço físico.
Errada, porque documentos com prazo legal de guarda não podem ser eliminados de imediato só para liberar espaço.
- C)Reorganizar os documentos nos setores onde foram produzidos, permitindo consultas futuras caso necessário.
Errada, porque manter tudo no setor de origem contraria a gestão documental e não resolve o excesso de guarda nos arquivos correntes.
- D)Transferir os documentos diretamente ao arquivo permanente, independentemente de sua relevância histórica.
Errada, porque o arquivo permanente recebe documentos de valor histórico, probatório ou informativo após avaliação, não por envio direto e automático.
- E)Transferir os documentos para um arquivo intermediário, preservando-os até o vencimento de seus prazos legais ou avaliação final.
Certa, porque o arquivo intermediário guarda documentos ainda sujeitos a prazo legal ou a avaliação final, sem mantê-los no corrente.
Gabarito: E
Quando um documento já cumpriu a fase de uso mais intenso nos setores de origem, mas ainda precisa ser guardado por motivo legal, administrativo ou probatório, ele não deve ficar “entulhando” o arquivo corrente. A lógica da gestão documental é justamente separar o que está em uso frequente do que só é consultado de vez em quando, sem perder a guarda e a segurança da informação. É aí que entra o arquivo intermediário: ele recebe documentos com baixa frequência de consulta, mas que ainda não podem ser eliminados. Eles ficam aguardando o cumprimento do prazo de guarda previsto na tabela de temporalidade e, depois disso, passam pela avaliação documental para definir se serão eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. Esse fluxo é bem alinhado com os princípios arquivísticos e com a teoria das três idades: arquivo corrente, intermediário e permanente. A ideia é simples, quase um “pouso técnico” dos documentos antes da decisão final, sem jogar fora o que ainda tem valor legal nem mandar para o permanente aquilo que ainda não foi avaliado. Por isso, o gabarito é a alternativa E. Ela descreve exatamente a função do arquivo intermediário: preservar os documentos até o vencimento dos prazos legais ou até a avaliação final, garantindo organização, economia de espaço e respeito ao ciclo de vida documental. A Lei nº 8.159/1991 e as práticas do CONARQ trabalham nessa lógica de gestão e destinação documental.