A classificação é uma função importante para a transparência e o compartilhamento de informações, que são caminhos seguros para a tomada de decisão, para a preservação da memória técnica e administrativa das organizações contemporâneas e para o pleno exercício da cidadania. Ela é uma atividade reconhecida, pela maior parte dos autores que tratam da questão, como matricial. Ela precede todas as outras atividades. Entretanto, há um espaço muito grande entre o reconhecimento de sua importância e o aprofundamento teórico sobre o tema. (SOUSA, R. T. B. Os princípios arquivísticos e o conceito de classificação. Organização e representação do conhecimento na perspectiva da Ciência da Informação. Brasília, v.2, p. 240-269, 2003.) O ato de ordenar os documentos, segundo um plano destinado a facilitar o seu uso corrente, envolve tanto a organização intelectual dos documentos (ordenação) quanto a atribuição de símbolos para identificar os itens documentais (dossiês ou processos) e mostrar a relação orgânica existente entre eles. (ARQUIVO NACIONAL – Brasil. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.) Tendo em vista as citações acerca da função de classificação de documentos e, ainda, considerando sua importância no processo de gestão de documentos, que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações, são princípios que fundamentam tal função:
- A)Reversibilidade e ordem original.
Errada, porque reversibilidade não é princípio basilar da classificação arquivística, embora a ordem original seja um princípio clássico.
- B)Integridade arquivística e temático.
Errada, porque "temático" remete a organização por assunto, que não é o fundamento arquivístico clássico da classificação.
- C)Proveniência e pertinência territorial.
Errada, porque pertinência territorial não é o princípio que sustenta a classificação documental na Arquivologia.
- D)Aos fundos de arquivo e ordem original.
Certa, porque a classificação arquivística se apoia na proveniência, isto é, nos fundos de arquivo, e no respeito à ordem original.
Gabarito: D
A classificação arquivística não é um simples "arrumar pastas": ela organiza os documentos conforme a origem e a função que geraram esses registros, para que o conjunto faça sentido e preserve a lógica do órgão. Por isso, ela é uma função matricial na gestão documental: se a classificação sai torta, o resto desanda junto, como guarda inadequada, avaliação confusa e recuperação lenta. Na teoria arquivística, dois princípios dão sustentação a essa lógica: o princípio dos fundos (ou proveniência), que manda manter os documentos ligados ao órgão ou pessoa que os produziu, e o princípio da ordem original, que recomenda respeitar a organização criada no momento da produção e acumulação dos documentos. Esses princípios evitam misturar tudo como se fosse uma gaveta de meias. É exatamente por isso que o gabarito é a letra D. "Aos fundos de arquivo" remete ao princípio dos fundos, e "ordem original" completa a base clássica da classificação arquivística. A função classificatória, na gestão de documentos, deve preservar a relação orgânica entre os documentos e a estrutura do produtor, favorecendo acesso, controle e autenticidade. Em termos doutrinários, essa é a espinha dorsal da Arquivologia: respeitar a proveniência e a ordem em que os documentos foram acumulados. Na prática, isso ajuda a construir planos de classificação consistentes, especialmente nos arquivos correntes e intermediários, onde a organização precisa servir ao uso administrativo sem romper a lógica do acervo.