A implantação do programa de gestão arquivística de documentos envolve a execução e o acompanhamento de ações e projetos, efetuados simultaneamente. Deve atender aos objetivos definidos no planejamento do programa no que se refere à capacitação de pessoal, implantação de sistemas de gestão arquivística, integração com os sistemas de informação existentes e processos administrativos do órgão ou entidade. Essa etapa pode incluir a suspensão de atividades e procedimentos vigentes que forem considerados inadequados. De acordo com as orientações do e-Arq Brasil, o programa de gestão arquivística de documentos precisará atender a uma série de exigências, tanto em relação ao documento arquivístico quanto ao seu próprio funcionamento. Nessa perspectiva, o programa de gestão arquivística de documentos deverá, EXCETO:
- A)Reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação.
Está certa, porque a retenção deve observar os prazos definidos na tabela de temporalidade e destinação, e não permanecer indefinidamente no sistema.
- B)Assegurar que os documentos arquivísticos sejam produzidos no momento em que ocorre a ação, ou imediatamente após, por pessoas diretamente envolvidas na condução das atividades e devidamente autorizadas.
Está certa, pois o documento arquivístico deve ser produzido no momento da ação, por quem participa dela e está autorizado, preservando autenticidade e fidedignidade.
- C)Prever a identificação dos documentos em conjunto, preconizando os fundos em detrimento dos itens, não admitindo cópias de documentos no Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), tendo em vista o princípio da unicidade.
Está errada, porque o e-Arq Brasil não estabelece essa vedação absoluta a cópias no SIGAD nem essa formulação sobre fundos em detrimento dos itens.
- D)Garantir a transmissão de documentos para outros sistemas sem perda de informação e de funcionalidade, de forma que o SIGAD seja capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e apresentá-lo com a mesma forma que tinha no momento de sua produção.
Está certa, pois o SIGAD deve permitir transmissão entre sistemas sem perda de informação e funcionalidade, mantendo recuperação e apresentação fiéis ao original.
Gabarito: C
O e-Arq Brasil trata a gestão arquivística de documentos como um conjunto de regras para garantir que o documento nasça certo, circule certo e seja preservado certo. Em outras palavras: não basta guardar, é preciso assegurar autenticidade, confiabilidade, integridade, acessibilidade e preservação ao longo do tempo. Por isso, o SIGAD deve apoiar a produção no momento do fato, o controle do ciclo de vida, a recuperação e a transferência segura para outros ambientes, sem perda de informação. Na prática, o programa precisa estar alinhado com a tabela de temporalidade, com a destinação correta e com a eliminação apenas quando autorizada. Também deve permitir a integração com sistemas de informação do órgão e com os processos administrativos, porque arquivo não pode viver isolado da rotina institucional. O objetivo é organizar o fluxo documental desde o arquivo corrente até o intermediário, antes da destinação final. A alternativa C é a incorreta porque mistura conceitos de maneira inadequada. O e-Arq não proíbe cópias no SIGAD como regra geral, e a referência aos "fundos em detrimento dos itens" está fora de lugar nesse contexto. A gestão arquivística trabalha com identificação, classificação, controle e preservação dos documentos, sem essa vedação absoluta a cópias, desde que a autenticidade e a versão arquivística sejam preservadas. Então, fique com a lógica do e-Arq: documento arquivístico precisa ser produzido com controle, mantido com valor probatório e recuperável em qualquer fase. Se alguma alternativa trouxer uma proibição absoluta demais ou confundir conceitos arquivísticos básicos, acenda o alerta de prova.