Na Câmara Municipal de um município mineiro, o setor de arquivos é responsável por organizar e gerenciar documentos administrativos e legislativos. Ao revisar os processos arquivados, o responsável pelos arquivos observa que alguns documentos precisam ser descartados após um período de retenção. Para isso, ele consulta a Tabela de Temporalidade. Com base na aplicação da Tabela de Temporalidade, qual é a principal função desse instrumento no contexto de gestão de arquivos públicos?
- A)Determinar os métodos de acesso aos arquivos, incluindo quem pode consultar os documentos e quando.
Errada, porque acesso aos documentos é tema de sigilo, transparência e política de acesso, não da Tabela de Temporalidade.
- B)Definir a ordem de organização dos documentos nos arquivos permanentes, estabelecendo critérios de uso.
Errada, porque a organização dos arquivos permanentes envolve arranjo e descrição, e não a definição de prazos de retenção.
- C)Classificar os documentos conforme sua relevância política, legal ou administrativa, para fins de auditoria pública.
Errada, porque a Tabela de Temporalidade não classifica documentos por relevância política, e sim fixa prazos e destinação conforme valor administrativo, legal, fiscal ou histórico.
- D)Definir os prazos de permanência dos documentos nos arquivos corrente e intermediário, além de especificar sua destinação.
Certa, porque a Tabela de Temporalidade define quanto tempo o documento fica no arquivo corrente e intermediário e qual será sua destinação final.
Gabarito: D
A Tabela de Temporalidade é um dos instrumentos centrais da gestão de documentos. Ela serve para dizer por quanto tempo cada documento deve ficar no arquivo corrente e no arquivo intermediário, e o que acontecerá depois disso: eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Em outras palavras, ela ajuda a evitar dois extremos bem comuns: guardar tudo para sempre ou descartar documento importante cedo demais. No setor público, esse instrumento é usado em conjunto com a classificação documental e com as regras do CONARQ. A lógica é simples: o documento nasce, circula enquanto é útil para a administração, depois pode ficar aguardando em fase intermediária, e ao final recebe uma destinação definida. Isso garante eficiência, economia de espaço e segurança jurídica. É por isso que a alternativa D está correta. Ela descreve exatamente a função da Tabela de Temporalidade: definir prazos de permanência nos arquivos corrente e intermediário e indicar a destinação final dos documentos. Se o documento perdeu valor administrativo, legal ou fiscal, pode ser eliminado; se tem valor permanente, deve ser preservado. Nada de improviso, porque arquivo não é depósito de papel esquecido. Como referência, a Lei nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos, e as diretrizes do CONARQ reforçam a importância da gestão documental e da temporalidade para a administração pública.