O assistente administrativo da Hemobrás (empresa pública) tem, entre inúmeras outras atribuições, a responsabilidade pela conferência, atualização e arquivamento de documentos. Por isso, ele deve estar consciente dos desafios impostos pela era digital, em que o avanço das tecnologias da informação trouxe um incremento na produção, no processamento, na circulação e no armazenamento de informações em escala nunca antes vista. Em relação à gestão arquivística de documentos digitais com a finalidade de mantê-los confiáveis, autênticos e acessíveis, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas. ( ) Um programa de gestão arquivística de documentos é aplicável, independentemente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que as informações são produzidas e armazenadas. ( ) A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados – informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. ( ) A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação e respeitada a legislação vigente. A sequência está correta em
- A)V, V, V.
Correta, pois as três afirmativas estão de acordo com os princípios da gestão arquivística e com o e-ARQ Brasil.
- B)V, F, V.
Incorreta, porque a segunda afirmativa não é falsa; ela está alinhada aos requisitos de gestão de documentos digitais.
- C)F, V, F.
Incorreta, porque as três proposições tratam corretamente da gestão de documentos digitais e da eliminação após digitalização.
- D)F, F, F.
Incorreta, pois nenhuma das afirmativas é falsa.
Gabarito: A
A questão gira em torno da gestão arquivística de documentos digitais, que não é só “guardar arquivos no computador”. A ideia é manter os documentos confiáveis, autênticos e acessíveis ao longo do tempo, mesmo com mudança de sistema, formato ou suporte. Por isso, a gestão precisa ser pensada desde a produção até a destinação final, com regras, controles e metadados bem definidos. A primeira afirmativa está correta porque um programa de gestão arquivística vale para documentos em qualquer suporte e em qualquer ambiente, seja convencional, digital ou híbrido. Arquivo não muda de essência só porque virou eletrônico: continua exigindo classificação, avaliação, destinação e preservação. A segunda também está correta. A gestão de documentos digitais deve prever um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, com requisitos funcionais, não funcionais e metadados. Isso está alinhado ao e-ARQ Brasil, do CONARQ, que trata justamente dos requisitos para garantir autenticidade, confiabilidade, preservação e acesso. A terceira afirmativa igualmente está certa. Se documentos arquivísticos forem digitalizados, a eliminação dos originais só pode ocorrer quando houver previsão na tabela de temporalidade, aprovação pela autoridade competente e respeito à legislação. Em outras palavras: nada de sair descartando papel só porque “já escaneou”, porque o arquivo não vive de fé, vive de regra. Assim, a sequência correta é V, V, V, que corresponde à alternativa A.