A implementação de políticas arquivísticas exige o alinhamento das diretrizes institucionais com as boas práticas da gestão documental, garantindo a preservação e a acessibilidade dos documentos, além do cumprimento de requisitos legais. A Câmara Municipal de Araraquara deseja implementar uma política arquivística eficiente. Qual das alternativas representa um passo INCORRETO no processo de implementação?
- A)Realizar diagnóstico sobre a situação documental da instituição.
Está correta, porque o diagnóstico documental é o primeiro passo para planejar qualquer política arquivística com segurança.
- B)Implantar procedimentos para a digitalização com presunção de autenticidade.
Está correta, porque a digitalização pode integrar a política arquivística desde que observados critérios de autenticidade, integridade e gestão adequada.
- C)Estabelecer normativas para o descarte de documentos sem avaliação arquivística.
Está errada, porque o descarte de documentos sempre depende de avaliação arquivística prévia e de instrumentos formais de gestão.
- D)Promover a capacitação contínua dos servidores envolvidos na gestão documental.
Está correta, porque a capacitação contínua dos servidores é fundamental para que a política documental funcione na prática.
- E)Garantir a criação de instrumentos de gestão, como planos de classificação e tabelas de temporalidade.
Está correta, porque plano de classificação e tabela de temporalidade são instrumentos básicos da gestão de documentos.
Gabarito: C
Implementar uma política arquivística não é sair descartando papel nem digitalizando tudo no impulso. O caminho certo começa com diagnóstico da situação documental, para entender o que existe, como está organizado, quais riscos há e quais necessidades a instituição realmente tem. Depois vêm os instrumentos de gestão, como plano de classificação e tabela de temporalidade, que dão ordem, prazo e destino aos documentos. Isso conversa diretamente com a Lei 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos, e com os princípios da gestão documental: organizar, classificar, avaliar, preservar e dar acesso ao que precisa ser mantido. A digitalização também pode fazer parte da política arquivística, desde que siga regras técnicas e de autenticidade. Em termos práticos, a ideia não é só escanear, mas garantir integridade, confiabilidade, acessibilidade e valor probatório quando cabível. Capacitar os servidores também é essencial, porque política boa no papel, sem gente treinada, vira enfeite de gaveta. O ponto errado da questão está justamente na alternativa que fala em criar normas para o descarte de documentos sem avaliação arquivística. Isso contraria a lógica da gestão documental: documento não é para ser eliminado por intuição, pressa ou falta de espaço. Antes do descarte, é indispensável a avaliação arquivística, que define valor administrativo, legal, fiscal, histórico e o prazo de guarda. Sem isso, a instituição pode eliminar documentos que ainda têm valor ou obrigação legal de retenção.