Considere, hipoteticamente, que, para a correta gestão dos documentos da Hemobrás, a comissão permanente de avaliação de documentos iniciou os trabalhos para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim da instituição. Como primeiro passo para elaboração desses instrumentos, a comissão deverá proceder ao levantamento da produção documental. Em relação à metodologia de levantamento da produção documental, NÃO compõe uma das etapas:
- A)Pesquisa na legislação em vigor.
Correta, porque a pesquisa na legislação em vigor ajuda a comissão a entender as normas que afetam a produção e a destinação dos documentos.
- B)Processamento e análise dos dados.
Correta, pois o levantamento gera dados que precisam ser organizados, tratados e analisados antes da elaboração dos instrumentos arquivísticos.
- C)Entrevistas e aplicação de formulários.
Correta, já que entrevistas e formulários são técnicas clássicas para coletar informações diretamente com os setores produtores de documentos.
- D)Racionalização da produção e trâmite dos documentos.
Errada, porque racionalizar a produção e o trâmite é finalidade da gestão documental, e não uma etapa do levantamento da produção documental.
Gabarito: D
Quando a comissão vai levantar a produção documental para montar o código de classificação e a tabela de temporalidade, ela precisa primeiro entender como a instituição funciona de verdade. Por isso, a metodologia costuma passar por etapas como pesquisa na estrutura e na legislação, entrevistas com quem produz e usa os documentos, aplicação de formulários, e depois o processamento e a análise dos dados coletados. A lógica é simples: você não cria um instrumento de gestão documental no escuro. Primeiro você mapeia o que existe, quem produz, por que produz e como os documentos circulam. Depois, com as informações organizadas, a comissão consegue classificar as funções e fixar prazos de guarda e destinação com mais segurança. É aí que entra o gabarito. A racionalização da produção e do trâmite dos documentos não é etapa de levantamento em si, mas um objetivo ou resultado esperado da gestão documental. Ou seja, ela vem depois, como consequência do estudo e da organização, e não como parte do levantamento inicial. Em concursos, isso aparece muito na linha da Lei nº 8.159/1991 e da doutrina arquivística: gestão documental envolve produção, tramitação, uso, avaliação e destinação, mas o levantamento é a fase de diagnóstico. Então, se a banca coloca algo que parece “bonito” e administrativo demais, desconfie: pode ser meta da gestão, não etapa metodológica.