João Batista é auxiliar administrativo em um município mineiro e recebeu a incumbência de revisar os documentos armazenados na Câmara Municipal. Durante esse processo, ele identificou diferentes tipos de arquivos, cada um com uma destinação específica. Entre os documentos, encontrou: 1. Correspondências relacionadas a reuniões e deliberações do ano anterior, ainda em uso frequente pelos setores administrativos; 2. Relatórios financeiros de cinco anos atrás, que estão sendo mantidos apenas para atender a possíveis auditorias; 3. Livros de atas das primeiras reuniões da Câmara Municipal, datados de 1901, contendo informações sobre a fundação do município e as primeiras decisões legislativas, com um importante valor histórico. Com base nesse cenário, João Batista deverá classificar adequadamente os tipos de arquivos encontrados. Qual opção indica corretamente a classificação do livro de atas?
- A)Cultural.
Errada, porque 'cultural' não é a classificação arquivística pedida para a fase do documento; o termo adequado, aqui, é o de valor ou destinação permanente.
- B)Corrente.
Errada, pois arquivo corrente é o que ainda é usado com frequência na rotina administrativa, e não um livro histórico de 1901.
- C)Permanente.
Certa, porque o livro de atas tem valor histórico e probatório duradouro, sendo típico de arquivo permanente.
- D)Intermediário.
Errada, porque arquivo intermediário é apenas a fase de guarda temporária de documentos pouco usados, mas ainda sujeitos a prazo legal ou administrativo.
Gabarito: C
Na Arquivologia, a classificação mais cobrada é a dos arquivos quanto à idade ou fase de uso: corrente, intermediário e permanente. O arquivo corrente guarda documentos usados com frequência no dia a dia, como correspondências e registros administrativos ainda vivos na rotina. O intermediário fica com documentos que já não são consultados o tempo todo, mas precisam ser preservados por obrigação legal, fiscal ou administrativa. Já o permanente é o destino dos documentos com valor histórico, probatório ou informativo duradouro, que não podem ser eliminados porque ajudam a contar a história da instituição e da sociedade. No caso da questão, o livro de atas das primeiras reuniões da Câmara Municipal, datado de 1901, tem claro valor histórico. Ele registra a fundação do município e as decisões legislativas iniciais, ou seja, não é apenas um papel antigo: é memória institucional. Por isso, ele deve ser classificado como documento de arquivo permanente. Esse entendimento está alinhado com a doutrina arquivística clássica e com a lógica da Lei nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados, reconhecendo a preservação de documentos de valor permanente. Em prova, sempre desconfie de documentos antigos com valor histórico: eles costumam sair da zona do 'uso' e entrar na zona da 'memória'.