A gestão de documentos apresenta complexidades maiores do que simplesmente organizar os documentos entre correntes, intermediários e permanentes. Gerir documentos, em sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção documental e garantir o uso e a destinação adequada, mas, principalmente, assegurar ao governo e ao cidadão acesso pleno às informações contidas neles. Acerca desse tema, as afirmativas a seguir estão corretas, EXCETO:
- A)Um documento não completamente confiável, mas transmitido e preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção, pode ser considerado autêntico.
Correta, porque a autenticidade depende da integridade e da preservação do documento, e não necessariamente de ele ser totalmente confiável em seu conteúdo.
- B)Todo documento é uma fonte de informação como, por exemplo, livros, revistas, jornais, manuscritos, fotografias, gravuras, selos, medalhas, filmes, discos e fitas audiomagnéticas.
Correta, porque documento é uma fonte de informação em vários suportes, como livros, fotografias, filmes e discos.
- C)A segunda fase da gestão de documentos, a utilização, compreende o controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo e a promoção da eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor secundário.
Errada, porque a eliminação periódica de documentos sem valor secundário pertence à fase de destinação, e não à fase de utilização.
- D)A eficácia de um programa de gestão de documentos depende da adoção de métodos de classificação e de avaliação, com a aplicação de códigos de classificação e de tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo, além da implantação de sistemas de arquivos.
Correta, porque um programa de gestão de documentos exige classificação, avaliação, tabela de temporalidade e organização adequada dos arquivos.
Gabarito: C
Gestão de documentos não é só guardar papel em caixa e torcer para achar depois. Ela envolve controlar a produção, o uso, a tramitação, a avaliação, a destinação e o acesso aos documentos, sempre pensando no ciclo de vida documental. Na prática, isso serve para evitar acúmulo desnecessário, facilitar a consulta e garantir que a informação certa chegue a quem precisa, na hora certa. Na doutrina arquivística, a gestão de documentos costuma ser associada às fases de produção, utilização e destinação. A segunda fase, a utilização, trata do controle, classificação, acesso, empréstimo e circulação dos documentos no dia a dia administrativo. Já a eliminação periódica de documentos sem valor secundário não entra nessa etapa, porque isso pertence à fase de destinação. Por isso, a alternativa C está errada. Ela misturou duas fases diferentes: colocou na utilização algo que é típico da destinação, que é justamente eliminar os documentos que já cumpriram seu prazo de guarda e não têm valor histórico, probatório ou informativo para permanecer no arquivo permanente. Em linguagem de prova: a banca trocou a gaveta da consulta pela lixeira da destinação. Como referência, a Lei nº 8.159/1991 trata da política nacional de arquivos e da gestão documental como instrumento de racionalização, preservação e acesso à informação. A lógica também aparece na teoria das três idades, que organiza o documento entre corrente, intermediário e permanente, mas sem confundir uso com eliminação.