Em uma fábrica têxtil, o setor de arquivos implementou boas práticas para a gestão de documentos correntes e intermediários, garantindo eficiência no acesso e no armazenamento. Algumas atividades e princípios arquivísticos aplicados incluem: • Classificação de documentos com base no plano de classificação; • Avaliação dos prazos de guarda utilizando a tabela de temporalidade; • Centralização de arquivos intermediários; • Conservação de documentos de valor permanente no arquivo corrente. Nesse contexto, é uma prática INADEQUADA:
- A)Manter os arquivos intermediários centralizados para otimizar a gestão e a economia.
Está correta, porque a centralização do arquivo intermediário favorece economia, controle e racionalização do espaço.
- B)Preservar os documentos de valor permanente no arquivo corrente para facilitar o acesso frequente.
Está errada, porque documentos de valor permanente não devem permanecer no arquivo corrente; eles exigem preservação adequada e encaminhamento ao arquivo permanente.
- C)Utilizar a tabela de temporalidade para determinar o prazo de guarda e destinação dos documentos.
Está correta, pois a tabela de temporalidade define prazos de guarda e a destinação documental.
- D)Classificar os documentos no momento de sua produção ou recebimento, com base no plano de classificação.
Está correta, já que a classificação deve ocorrer com base no plano de classificação, preferencialmente na produção ou no recebimento.
- E)Implementar práticas de avaliação e destinação de documentos na fase intermediária para assegurar conformidade legal.
Está correta, porque a avaliação e a destinação documental são atividades típicas da fase intermediária, observando a conformidade legal.
Gabarito: B
Na gestão de documentos, a lógica é simples: cada fase do ciclo documental tem sua função. No arquivo corrente, ficam os documentos em uso frequente, ligados à atividade do dia a dia. No arquivo intermediário, ficam os documentos que ainda precisam ser guardados por prazo legal ou administrativo, mas que quase não são consultados. Já os documentos de valor permanente não devem ficar no corrente só porque são importantes; eles seguem a lógica de guarda definitiva, normalmente após avaliação e recolhimento ao arquivo permanente, conforme a tabela de temporalidade e destinação. A classificação é feita com base no plano de classificação, preferencialmente no momento da produção ou recebimento do documento, porque isso organiza o acervo desde a origem. Depois, a avaliação aplica a tabela de temporalidade para definir prazos de guarda e destinação final: eliminação ou recolhimento. Esse é o coração da gestão documental prevista na Lei 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados. A banca mistura conceitos para ver se você confunde valor permanente com guarda no arquivo corrente. Mas documento permanente não é documento para ficar escondido na fase corrente. Ele tem valor histórico, probatório ou informativo duradouro e deve ser preservado de forma adequada, em regra no arquivo permanente, não na área de tramitação cotidiana. Por isso, a prática inadequada é manter documentos de valor permanente no arquivo corrente. As outras alternativas conversam bem com os princípios arquivísticos: classificar, avaliar, centralizar intermediário e aplicar temporalidade são medidas corretas e bem típicas de prova.