Um órgão público está implementando um novo sistema de gestão documental para melhorar a organização dos arquivos e reduzir custos operacionais. Durante a análise, o gestor do projeto identificou as seguintes situações: 1. A grande quantidade de documentos gerados diariamente nos setores administrativos. 2. A dificuldade em acessar informações de arquivos que estão sendo constantemente consultados. 3. A necessidade de eliminar ou arquivar permanentemente documentos acumulados que já não possuem utilidade administrativa, legal ou fiscal. O gestor deseja classificar essas situações com base nas fases da gestão de documentos: produção, utilização e destinação. Com base nas fases da gestão de documentos, qual alternativa associa corretamente cada situação à sua respectiva fase?
- A)1. Produção 2. Destinação 3. Utilização
Errada, porque troca a fase da situação 2 e da 3, invertendo utilização com destinação.
- B)1. Utilização 2. Produção 3. Destinação
Errada, porque embaralha completamente as fases: a situação 1 não é utilização e a 2 não é produção.
- C)1. Produção 2. Utilização 3. Destinação
Certa, pois associa corretamente a geração dos documentos à produção, a consulta frequente à utilização e a eliminação/guarda definitiva à destinação.
- D)1. Destinação 2. Utilização 3. Produção
Errada, porque coloca a situação 1 como destinação e a 3 como produção, o que contraria a lógica básica da gestão documental.
Gabarito: C
A gestão de documentos costuma ser cobrada em três fases bem clássicas: produção, utilização e destinação. Na produção, o foco é o nascimento do documento no dia a dia do órgão, quando ele é criado em grande volume pelos setores administrativos. Na utilização, o documento já foi produzido e passa a circular, ser consultado e servir à tomada de decisão, então a ideia central é acesso e uso frequente. Já na destinação, entra a etapa de decidir o futuro do documento: eliminação quando perdeu valor ou recolhimento/arquivamento permanente quando ainda tem valor secundário. Isso aparece na doutrina arquivística e é compatível com a lógica da Lei 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos e da gestão documental no serviço público. No enunciado, a situação 1 fala da grande quantidade de documentos gerados diariamente. Isso é produção, porque o documento está sendo criado. A situação 2 descreve arquivos constantemente consultados e com dificuldade de acesso, o que remete à utilização, já que o documento está em fase de uso administrativo. A situação 3 fala de eliminar ou arquivar permanentemente documentos sem utilidade administrativa, legal ou fiscal, ou seja, destinação. Por isso, o gabarito C está correto: 1. Produção, 2. Utilização, 3. Destinação. É a sequência mais limpa e mais cobrada em prova, sem truque elaborado, só o básico bem organizado. Em arquivologia, o segredo é esse: documento nasce, é usado e depois toma rumo.