Considerando a segunda fase da gestão de documentos – fase de utilização, o protocolo desempenha um papel importante, sendo responsável por diversas atividades. São consideradas atividades do protocolo e da unidade protocolizadora, EXCETO:
- A)Autuação.
Autuação é atividade típica do protocolo, pois consiste em formar o processo e registrar o documento para tramitação.
- B)Eliminação.
Eliminação não é atividade do protocolo, porque faz parte da destinação final dos documentos, após avaliação e autorização.
- C)Classificação.
Classificação pode integrar as rotinas da unidade protocolizadora, ao organizar e identificar os documentos conforme critérios pré-estabelecidos.
- D)Controle da tramitação.
Controle da tramitação é uma função clássica do protocolo, que acompanha o percurso do documento dentro do órgão.
Gabarito: B
Na gestão de documentos, a segunda fase é a de utilização, quando o documento circula, é consultado e precisa ser controlado para não virar bagunça de gaveta. Nessa etapa, o protocolo e a unidade protocolizadora ajudam a receber, registrar, classificar, autuar e controlar a tramitação dos documentos. Em outras palavras, o protocolo funciona como a porta de entrada e o “GPS” do documento dentro do órgão. Ele não decide destino final, mas acompanha o caminho, garantindo identificação, registro e localização rápida. Isso combina com a lógica da gestão documental prevista na Lei 8.159/1991, que organiza a guarda, o acesso e a destinação dos documentos ao longo do ciclo de vida. Por isso, a eliminação não entra como atividade do protocolo. Eliminar documento é tarefa ligada à avaliação e à destinação final, normalmente no arquivo intermediário ou na fase de destinação, com base em tabela de temporalidade e autorização competente. Ou seja: protocolo cuida da entrada, do controle e do fluxo; eliminação é assunto de destino final. Então, a banca acertou ao apontar a letra B. Se o enunciado pede o que não faz parte das atividades do protocolo e da unidade protocolizadora, eliminação é exatamente o intruso da festa.