É correto afirmar que, quando um SIGAD, ou um sistema de negócios que mantém documentos arquivísticos, é suspenso ou extinto:
- A)Todos os documentos devem ser imediatamente transferidos e eliminados.
Errada, porque a extinção ou suspensão do sistema não autoriza eliminação imediata dos documentos nem transferência automática com descarte.
- B)Deve ficar acessível para consulta e novos documentos não devem ser incluídos.
Certa, porque os documentos já existentes devem continuar acessíveis para consulta, sem inserção de novos documentos no sistema suspenso ou extinto.
- C)A consulta deve ser interrompida e o registro dos documentos analógicos deve ser eliminado.
Errada, porque a consulta não deve ser interrompida e o registro dos documentos analógicos não pode ser eliminado por esse motivo.
- D)Novos documentos podem ser inseridos, desde que tratem de temas do ano anterior à extinção.
Errada, porque não existe regra permitindo novos documentos após a extinção com base no tema ou na data de referência.
Gabarito: B
Quando um SIGAD ou um sistema de negócios que guarda documentos arquivísticos deixa de funcionar porque foi suspenso ou extinto, a lógica arquivística não autoriza "sumir com tudo" nem trancar o acervo num baú digital. Os documentos já produzidos continuam existindo, porque pertencem à instituição e precisam manter sua autenticidade, integridade, acesso e capacidade de prova. Por isso, a orientação é simples: o sistema deve permanecer acessível para consulta, preservando os documentos já existentes, mas sem permitir a inclusão de novos documentos. Assim, você evita bagunça documental e também não cria um "cemitério eletrônico" sem acesso. O foco é continuidade da guarda e da consulta, não produção nova dentro de um sistema que já foi encerrado. Esse entendimento é coerente com a lógica do e-ARQ Brasil e com os princípios arquivísticos de manutenção da custódia, preservação e acesso aos documentos arquivísticos, mesmo quando a ferramenta tecnológica deixa de ser usada. O sistema pode acabar, mas a memória institucional não pode ir junto no pacote. Então, o gabarito está na alternativa B porque ela traduz exatamente essa ideia: os documentos continuam consultáveis, mas o sistema não recebe novos registros.