A Lei nº 8.159/1991 dispõe que: “Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei [...]”. (BRASIL, 1991.) Para Paes (2004) e Belloto (2006), os métodos e procedimentos do trabalho de organização realizados em documentos arquivísticos são feitos por meio de práticas específicas. Constitui-se em uma prática arquivística que atende ao artigo apresentado da referida legislação:
- A)Arquivamento: sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização de documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de acordo com um plano, ou um quadro previamente estabelecido.
Errada: arquivamento é a organização física e intelectual dos documentos, mas a frase apresentada em A define o procedimento de forma ampla demais e não remete ao direito de acesso previsto na lei.
- B)Avaliação: compreende o controle da movimentação do documento, identificando os setores pelos quais passam, abrangendo a disponibilização, a avaliação e a eliminação e, ainda, a transferência de documentos de valor permanente.
Errada: avaliação trata do valor dos documentos e dos prazos de guarda, não do controle de movimentação e disponibilização para consulta.
- C)Difusão ou disseminação da informação: compreende todos os processos e políticas de acesso e uso dos documentos de arquivo por meio da criação de metodologias para divulgação interna e externa, visando alcançar os seus usuários e/ou solicitantes.
Certa: difusão ou disseminação da informação é a prática arquivística ligada ao acesso, uso e divulgação dos documentos, exatamente o que o artigo da lei protege.
- D)Produção: independente do formato do documento arquivístico, analisar e identificar o fluxo contínuo de entrada e saída de documentos nos arquivos, de acordo com as informações contidas neles, os prazos de guarda e eliminação dos documentos.
Errada: produção documental é a fase de criação dos documentos, não o processo de identificar fluxo de entrada e saída, guarda e eliminação.
Gabarito: C
A questão mistura organização de documentos com acesso à informação, então vale separar bem as ideias. Na Arquivologia, organizar não é só guardar papel em pasta: envolve identificar, classificar, avaliar, descrever e também permitir o uso da informação. Quando o documento arquivístico já foi produzido e está sob guarda do arquivo, o objetivo passa a ser garantir recuperação rápida e acesso adequado ao usuário. É justamente aí que entra a difusão ou disseminação da informação. Essa prática reúne ações e políticas voltadas a ampliar o uso dos documentos de arquivo, internamente e também para o público externo, sempre respeitando regras de acesso. Em outras palavras: não basta o documento existir, ele precisa chegar a quem tem direito de consultá-lo, como reforça a Lei nº 8.159/1991 ao assegurar o direito de receber informações de interesse particular, coletivo ou geral. Por isso, o gabarito é a letra C. Ela descreve a prática arquivística que mais se conecta ao artigo da lei citado no enunciado: a criação de metodologias para divulgação, acesso e uso dos documentos. Paes e Bellotto tratam essas ações como parte das funções arquivísticas ligadas à comunicação da informação, e não como simples arrumação física dos papéis. Resumo de prova: se a frase falar em acesso, divulgação, consulta, uso pelo público ou atendimento ao usuário, pense em difusão/disseminação. Se falar em guarda, arranjo, classificação, avaliação ou eliminação, é outro caminho.