Na gestão de documentos, produção e fluxo documental se referem às atividades e procedimentos que implicam na produção-criação, recepção, protocolo, trâmite e acompanhamento dos documentos. O serviço de protocolo compreende um conjunto de operações que
- A)possibilita o controle do fluxo documental no órgão-instituição, viabilizando a recuperação e o acesso à informação.
Correta, porque o protocolo controla o fluxo documental e permite localizar, recuperar e acessar a informação com segurança.
- B)permite apenas a classificação, quando os documentos internos são identificados, distribuídos e encaminhados para os setores a que são destinados.
Errada, porque o protocolo não se limita à classificação de documentos internos, nem apenas à distribuição e encaminhamento.
- C)envolve apenas as atividades de recepção, por meio do registro da entrada de documentos e de autuação, quando é atribuído somente um número aos documentos externos.
Errada, porque o protocolo não envolve só recepção e autuação, e a autuação não se resume a dar um número ao documento.
- D)engloba exclusivamente as operações de controle, ao ser feito o acompanhamento dos documentos internos e movimentação, e registradas as movimentações dos documentos externos.
Errada, porque o protocolo não é exclusivo para controle de documentos internos ou externos, mas abrange várias operações de recepção, registro, tramitação e acompanhamento.
Gabarito: A
Na gestão de documentos, o protocolo é a porta de entrada e, ao mesmo tempo, o "radar" do órgão: ele recebe, registra, distribui, controla a tramitação e acompanha o caminho dos documentos. Em outras palavras, não basta só receber papel ou arquivo digital; é preciso saber de onde veio, para onde vai e em que etapa está. Isso é essencial para garantir organização, rastreabilidade e recuperação da informação quando alguém precisar dela depois. Esse conjunto de operações é típico da fase corrente da gestão documental, mas já conversa com o restante do ciclo documental porque o bom controle no início evita perda, retrabalho e documento sumido na gaveta errada. A doutrina arquivística trata o protocolo como atividade central para o controle do fluxo documental no órgão ou instituição. Por isso, o gabarito está na alternativa A: ela traduz exatamente a função do protocolo ao possibilitar o controle do fluxo documental, viabilizando a recuperação e o acesso à informação. É a ideia clássica de tramitação organizada, com registro e acompanhamento, não apenas recepção ou simples distribuição. As demais alternativas tentam reduzir o protocolo a uma etapa isolada, mas protocolo não é só um balcão de recebimento. Ele envolve várias operações encadeadas, justamente para que o documento não se perca no caminho nem vire um mistério administrativo.