“Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” A citação se refere ao conceito de:
- A)Diagnóstico do arquivo.
Diagnóstico do arquivo é uma etapa de levantamento e análise da situação arquivística, não o conjunto de procedimentos de gestão documental.
- B)Gestão de documentos.
Correta: a definição apresentada é a de gestão de documentos, com foco nas fases corrente e intermediária e no destino final dos documentos.
- C)Automação de processos.
Automação de processos diz respeito ao uso de tecnologia para agilizar rotinas, mas não corresponde ao conceito arquivístico descrito.
- D)Gerenciamento da informação.
Gerenciamento da informação é expressão mais ampla e genérica, enquanto o enunciado trata especificamente de gestão de documentos.
Gabarito: B
A expressão do enunciado é praticamente a definição clássica de gestão de documentos. Em Arquivologia, ela envolve um conjunto de procedimentos e operações técnicas aplicadas aos documentos enquanto estão nas fases corrente e intermediária, isto é, enquanto ainda têm uso administrativo e antes de ganharem destino final. É o “caminho organizado” do documento, da produção ao descarte ou à guarda definitiva. A ideia central é controlar o ciclo de vida documental: produzir, tramitar, usar, avaliar, arquivar e decidir o destino final. Quando o documento ainda serve ao dia a dia da instituição, ele fica mais perto do setor produtor; quando perde uso frequente, pode ir para a fase intermediária, aguardando prazo de guarda e avaliação. O trecho da questão traz exatamente esse roteiro, inclusive com a finalidade final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Isso bate com a Lei nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados, e com a doutrina arquivística, especialmente a teoria das três idades, muito cobrada em concurso. Por isso, o gabarito é a letra B. Não é um conceito genérico de organização nem de tecnologia: é um conceito técnico de arquivologia, com foco em controle, avaliação e destino dos documentos ao longo da gestão documental.