Protocolo – Serviço encarregado do recebimento; registro; classificação; distribuição; controle da tramitação; e, expedição de documentos. (BRASIL, 2005, p. 140.) “Conceitua-se como __________________ o curso do documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa e saia da instituição, seja arquivado ou eliminado.” Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior.
- A)registro
Registro é a formalização da entrada do documento em um sistema ou livro de protocolo, não o percurso que ele faz na instituição.
- B)tramitação
Correta, porque tramitação é o caminho do documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
- C)classificação
Classificação é a atividade de organizar o documento segundo um plano ou código, e não o curso que ele percorre.
- D)distribuição/expedição
Distribuição e expedição são etapas do protocolo ligadas ao envio e encaminhamento de documentos, mas não definem o percurso completo do documento.
Gabarito: B
Em Arquivologia, o protocolo é o setor que cuida da vida inicial do documento dentro da instituição: recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e, quando chega a hora, encaminha para expedição. É aquele “ponto de apoio” que evita o sumiço mágico do papel e garante rastreabilidade. A questão cobra justamente o conceito de tramitação, que é o curso do documento desde sua produção ou recebimento até o cumprimento de sua função administrativa, podendo então ser arquivado ou eliminado. Em outras palavras, tramitação é o caminho percorrido pelo documento dentro da organização, do nascimento ao destino final administrativo. Esse entendimento está alinhado à terminologia clássica da Arquivologia e ao glossário do CONARQ, muito usado em provas. A banca costuma misturar termos parecidos, então vale separar bem: classificação organiza por assunto ou função; distribuição encaminha o documento ao destino; registro formaliza a entrada; tramitação é o percurso do documento. Por isso, a alternativa B está correta: ela nomeia exatamente o deslocamento e acompanhamento do documento ao longo de sua circulação interna até concluir sua finalidade. Se o documento “anda” na instituição, isso é tramitação.